2023年公司文件管理制度.docx

PAGE PAGE 2 公司文件管理制度 　　以让管理变得更简洁高效为己任，为此，我们细心编撰了以下公司文件管理制度文章，盼望您撰写文件,文件管理,管理制度相关文章时，为您供应必要的借鉴和参考。  篇1:公司文件管理制度 　　公司文件管理制度  　　1.0总则  　　为削减发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。  　　2.0文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。根据分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。  　　3.0收文的管理  　　3.1公文的签收  　　3.1.1凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要留意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明缘由，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。  　　3.1.2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，假如其中一项不对口，应马上报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。  　　3.2公文的编号保管  　　3.2.1办公室文书对上级来文拆封后应准时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。  　　3.2.2本公司外出人员开会带回的文件及资料应准时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。  　　3.3公文的阅批与分转  　　3.3.1凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)依据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。  　　3.3.2一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。  　　3.3.3为加速文件运转，机要秘书应在当天或其次天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特别状况例外)。  　　3.4文件的传阅与催办  　　3.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。  　　3.4.2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办看法，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。  　　3.4.3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。  　　3.4.4文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。  　　3.4.5办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应马上指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应根据有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应准时归档周转。  　　3.4.6根据阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。  　　收文  　　检查  　　编号  　　阅批  　　传阅  　　归档  　　公启文件  　　上级文件  　　信封  　　文件   　　文号  　　编号  　　文件处理传阅单  　　主管领导批阅  　　承办部门阅办  　　批示  　　拟办看法  　　签名  　　收回保管  　　收文管理程序及要求  　　4.0发文的管理  　　4.1发文的规定  　　4.1.1全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。  　　4.1.2各群众团体、部门需要向上反映汇报重要状况或向下支配布置重要工作要求发文应向公司提动身文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司字发文。  　　4.1.3对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。  　　4.2发文的范围  　　4.2.1凡是以公司名义发出的文件、通知、打算、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。  　　4.2.2公司下发文件主要用于：  　　①公布公司规章制度;