数字档案馆调研报告.docx

1 数字档案馆调研报告 时间： 2022 年 08 月 02 日 编稿：作者四 第一篇：数字档案馆调研报告 档案馆“十二五”规划前期调研报告 1 对档案馆工作性质的认识 1.1 部门职能 高等学校档案是高校社会实践活动的真实历史记录， 也是衡量高 教事业持续发展的重要标志，它记载过去，服务现在，昭启将来。高 等院校作为人材聚拢地和知识传播地， 其各类档案特别是教学、科研、 党政管理等档案的科学价值和开辟利用价值是社会信息资源中的重 要组成部份。通过档案，可以再现历史的面貌和发展变化的轨迹，为 领导决策和日后各项工作的发展提供根据。 近年来在档案工作人员的努力下,我校档案工作有了长脚的进步 和发展。高校档案的采集、整理、传递、开辟利用也成为高校发展一 项重要工作,使档案成为教育教学、学科建设、日常管理等的基础和 根据。为了使档案工作更好地为高校科研、教学、管理服务, 确保各 门类档案的完整、准确、系统，要完善档案管理,严格把好档案采集、 整理、 归档关，把好案卷质量关，采用高校统一规范的分类法，统一 标准化管理档案， 这样可以提高档案工作的质量效率，又可为实现治 理的现代化打下坚决的基础。 作为学校内部行政管理的重要部门, 档案馆具有双重性, 作为 职能部门， 它负有“监督和指导”的职能， 要“对所属单位的档案工 2 作举行监督和指导”,同时作为业务部门,还要“负责保管本机关的 档案”,具有“保管”的职责。 1.2 部门工作特点 档案管理工作是一种专门的管理活动。 作为专门负责管理各部门 档案的一种独立的业务工作， 是国家科学文化事业的组成部份。 与此 同时， 针对特定的部门来说， 档案管理又是该部门各项管理工作的组 成部份， 如干部档案管理是干部管理工作的一部份， 科技档案管理是 科研管理的重要组成部份等。 档案作为一种文献， 是重要的信息来源， 档案管理是文献信息治 理系统的重要组成部份。 随着档案工作的发展， 社会对档案需求的提 高， 现代档案管理工作已经不仅仅是对档案的简单保管， 而是采用各 种新技术、新办法来开辟和利用档案信息资源，以满脚社会的需要。 档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、 加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。 但由于档 案原始记录性的特点， 又使得档案管理活动区别于图书、情报等其它 文献信息工作， 主要表现在以下四个方面[1]： 第一， 档案资源积累过程的缓慢性。档案是人类社会活动的历史 记录，是随着人们的实践活动逐步积累起来的，档案大多数是“孤 本”，不能随意复制，特别是历史档案， 能够流传至今的很少。因此， 档案较之于普通的图书资料而言更显珍贵，在其保管和利用过程中不 得不重视对它的爱护，这样无形中就落低了他的利用率。 第二，档案管理过程的阶段性。就档案的流转程序而言，档案治 3 理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。 处于不同阶段的档 案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，档案管理方式也 有不少差异。档案室管理阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单 位控制和使用，为本单位日常工作时常查考，具有过渡性；档案馆阶 段，档案对其形成单位的作用落低，具有历史价值和科学文化价值， 进入永远保存时期。 这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服 务， 而是要故意识地开辟档案信息资源， 主动地提供档案为整个社会 各项工作服务。 第三， 档案管理活动对档案形成者的依附性。 档案是在其形成者 过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包 含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成 者所有与控制， 其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在 档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。档案对 形成者的依附性， 使得档案难以像图书资料那样广为传递和交流，这 在某种程度上限制了档案管理活动的范围。 第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。 档案直接关系到其形 成者的切身利益， 并且有相当一部份档案涉及到学校的政治、 经济与 技术机密。所以，档案普通自形成之日起，对外有相当一段时光的封 闭期， 过了这段封闭期后才干有挑选地向社会开放，档案管理的封闭 性造成为了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯通于档案管理的整个过 程， 并由此推动档案管理工作不断向前发展。 2 本部门工作现状和存在的主要问题 4 2.1 主要工作成绩 自 2022 年 12 月 14 日成立以来，贵州财经学院档案馆立脚国家 标准和本校的实际情况， 致力于档案管理信息化建设， 积极推进档案 采集、整理方式的改革，在全校推广应用档案管理信息系统，并投入 力量积极开展档案数据库和网站建设， 以期使档案检索利用更加贴近 学校发展需要、贴近教职员工研究查