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工程企业档案管理规定 1 目的 加强档案管理和搜集管理工作，保证档案的机密性、完整性和精确性，有效保护和充足运用档案为都市建设和企业经营发展服务。 2 范围 合用于以文字图表、声像资料、荣誉实物等多种形式构成的企业的科技档案，行政档案，也包括营业执照、资质证书等。 3 定义 企业档案工作的基本原则是： 集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即企业文书档案由行政部集中统一管理；档案(已交档案室的除外)的平常使用保管分别由有关部门管理，以便于及时运用，维护档案的完整与安全。企业各部门在各项活动中形成的具有参照价值的文献、材料，由承接单位、主办人负责将其中已办完的文献、资料及时归档。 归档文书包括： 1)企业与有关单位的来往信件、多种协议书、协议等。 2)企业会议原始记录、纪要和决定(包括公布的告知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全企业的规章制度)。 3)企业制定的计划、记录、预决算、工作总结。 4)企业主持召开的多种专业会议形成的领导发言、文献和会议总结纪要。 5)国际国内同行业交流和合作企业来往文献、协议、汇报和会谈纪要等文献材料。 6)企业各部门的发文。 7)其他具有保留价值的文献材料、重要的工作经验材料。 8)外单位直接发送给企业各部门的抄送信件。 9)我司的历史沿革、大事记及反应我司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 10)我司有关员工劳动、工资、福利方面的文献材料。 11)我司的科技档案。 4 权责 企业行政部设置专门的档案工作，受上级档案部门的业务指导、监督和检查，负责管理企业的文书、科技档案，其任务是： 1)搜集、整顿、立卷、鉴定、保管企业的文书档案； 2)积极开展档案的提供运用工作； 3)进行档案鉴定； 4)进行档案记录； 5)保管部分科技档案； 6)认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本措施，保证档案质量。 各部门协助行政部作好档案管理工作。 5 内容 档案管理工作流程 见图1。 档案管理工作阐明 见表1。 归档规定 5.3.1 归档的文献材料，应按照自然形成、保持历史联络的原则和归档规定 在一种卷内要按问题或文献形成的时间，系统地排列。 5.3.2 案卷标题要简要精确，整顿好的案卷要确定案卷的 5.3.3 所有 档案保留期限 文献保留期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1)永久保留： （1）企业章程； （2）股东名册； （3）组织规程及办事细则； （4）董事会及股东会纪录； （5）财务报表； （6）政府机关核准文献； （7）不动产所有权及其他债权凭证； （8）工程设计图； （9）其他经核定须永久保留的文书。 2)23年保留： （1）预算、决算书类； （2）会计凭证； （3）事业计划资料； （4）其他经核定须保留23年的文书。 3)5年保留： （1）期满或解除之合约； （2）其他经核定保留5年的文书。 4)1年保留：结案后无长期保留必要者。 5)多种规章由规章管理部门永久保留，使用部门视其有效期间予以保留。 6 有关资料 有关文献 6.1.1《中华人民共和国档案法》 6.1.2《南京市档案管理措施》 附件 6.2.1卷内文献目录 6.2.2 图1档案管理工作流程 流程名称 档案管理流程 任务概要 档案管理 单位 总经理 行政经理 行政部 各职能部门 节点 A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 审批审批 审批 审批 审批审批 审批 审批 开始 档案运用保管维护分类整顿档案鉴定档案 档案运用 保管维护 分类整顿 档案鉴定 档案搜集 档案更新 档案更新 档案销毁 档案销毁 结束 档案 档案运用 任务名称 节点 任务程序、重点及原则 时限 有关资料 档案 搜集 鉴定 C2 C3 B3 A3 程序 企业经营管理手册 ☆各单位结合实际状况，制定归档文献的范围。对哪些文献应当归档、哪些文献不应当归档，做出对应的规定，能反应本企业生产经营管理活动职能，具有查考运用价值的文献材料等属于归档范围 ☆在归档中应当搜集齐全文献的订稿、正本和有关材料，保证档案的完整性 ☆在档案文献的搜集过程中，对资料进行去粗取精等工作，确定资料的运用价值 1个工作日 ☆搜集的档案文献通过鉴定，呈送行政经理审核和总经理审批 重点 ☆档案搜集和鉴定 原则 ☆搜集及时、齐全、完整 档案 保管 维护 C4 C5 程序 1.企业经营管理手册 2.卷内文献目录 3.卷末备考表 ☆通过审批后，行政人员对搜集之档案文献进行整顿 2个工作日 ☆整顿的基本任务是把零碎的、需要修改的档案进行分类、组织和编目，使其构成一种体系，固定下来，以便档案的使用，其过程如下: ☆辨别全宗：按照全宗整顿档案，能完整反应企业或个人活动的所有内