综合办公室管理制度.docx

综合办公室管理制度 综合办公室管理制度 一、制度概述 综合办公室作为公司的重要部门，负责企事业机构的信息管理、行政事务以及与外界的协调联系等工作。为了建立规范、高效、科学的综合办公室管理机制，制定本制度。 二、工作职责 1. 负责公司的车辆管理、保安管理、后勤服务管理、档案管理等工作。 2. 统筹、协调、安排公司各类会议及会务工作。 3. 接待来访客户、办理业务外勤手续等。 4. 统一安排公司合理的办公用品及各类公文的发放、收集、管理等工作。 5. 报请公司领导审批文件，以及各类行政事务等工作。 三、工作流程 1. 车辆管理 1.1 车辆的编制、调度、使用及保养管理必须符合公司制度，归综合办公室全权负责。 1.2 综合办公室应保持车况良好，不得出现超员、超时、酒后驾车等现象。 1.3 综合办公室应对车辆保险、交通违法罚款等事宜进行及时办理、妥善保管。 1.4 综合办公室应及时制定车辆年度保养计划，并按照计划落实保养工作。 1.5 综合办公室车辆使用情况应根据规定信息录入车辆管理平台，并保证数据的真实性、准确性。 2. 保安管理 2.1 综合办公室应对安保岗位人员进行培训、考核，并负责其日常的考勤、薪酬发放等。 2.2 综合办公室应对公司的门禁、安全设施、视频监控等进行日常维护管理工作。 2.3 综合办公室应对安全事故进行调查处理，及时上报、跟进，并负责根据实际情况及时更新安全防范措施。 3. 后勤服务管理 3.1 综合办公室应对公司的餐厅、宿舍、卫生间等各类设施进行日常维护管理工作，确保员工生活工作环境的卫生和安全。 3.2 综合办公室亦负责处理员工的投诉、建议，及时跟进并及时解决。 4. 档案管理 4.1 综合办公室应负责公司档案的管理、归档、分类，建立健全公司档案保管制度。 4.2 综合办公室应及时撤销没用的资料，保证资料的整洁、完整。 5. 会议与会务管理 5.1 综合办公室应负责会议会务流程的规范，确保会议的信息化电子化管理与维护。 5.2 综合办公室应协调、安排各类会议场地、设备。 5.3 综合办公室应制定完善的会议纪要及交接流程，保证会议纪要的及时传达、落实。 6. 来访客户和外勤服务 6.1 综合办公室应为客户提供良好的接待服务，解答客户疑问并指引客户前往指定区域。 6.2 综合办公室应及时处理客户提供的反馈意见或建议，对于客户提出的意见或建议可以及时反馈到相关部门进行处理。 6.3 综合办公室应根据公司要求，及时处理公司的业务外勤手续，保证业务的顺利完成。 7. 办公用品及公文发放、收集、管理工作 7.1 综合办公室应定期制定办公用品采购计划，确保用品制度化、合理化、规范化、公开化。 7.2 综合办公室应按照公司规定归档、封存各类公文，并负责公文传递、会签、审批等相关事宜。 8. 文件审批 8.1 综合办公室应归纳各部门文件，并及时转交公司领导的审批意见。 8.2 综合办公室应协调、安排会议时间、地点并通知与会人员。 四、附件 所涉及附件如下： 1. 档案管理流程图 2. 会议纪要表格 3. 业务外勤审批表格 4. 公司车辆使用及维护记录表格 5. 办公用品采购计划表格 五、法律名词及注释 无 六、可能存在的问题及解决办法 1. 如果车辆管理的数据不真实或准确，会影响一系列工作，因此要求综合办公室对车辆管理数据的真实性及时性高度重视。相对应的，综合办公室要加强车辆管理平台数据填报，确保数据的真实性及时性。 2. 档案管理中，若办公室未及时更新公司档案，或遗漏一些重要文件，会影响公司内部工作。为避免这种情况发生，综合办公室要严格按照公司制度建立完善的档案管理体系，保证文档资料的正常归档，及时更新并严格遵守销毁规定，保证信息安全。 3. 如果综合办公室对公司车辆的保养维护及时性不高，或不按照年度保养计划对车辆进行保养，会影响车辆的使用寿命和安全性。为避免这种情况的发生，综合办公室要加强对车辆的保养维护管理，并按照年度保养计划依次对车辆进行保养配件更换等工作。 4. 如果综合办公室对公司业务外勤审批及时性不高或审批流程不规范，会导致业务无法及时完成。因此，综合办公室要及时地跟进公司业务外勤审批工作，严格按照规范流程审批文件，并保持与有关方面的沟通和协调，保证业务外勤审批的顺利进行。