管理信息系统的应用.docVIP

1.4 Mis的应用 信 息在社会经济系统中一直起着至关重要的作用，它在控制、预测、人类认识和心理等方面极大地影响着系统的运转。而信息处理的手段更是直接关系到上述各个方 面，信息技术不仅影响着各个组织系统的状态，更重要的是它不停地变化着它们的构造和运行规则。因此，管理信息系统作为信息技术的重要应用已经渗透社会经济 系统的各个领域。 一、管理信息系统在政府机关中的应用 ??? 政府机关的事务工作一般以一种个流程来安排或进行，每个流 程又分为环节，不一样的环节常常由不一样人来完毕。因此，管理信息系统在政府机关单位中应用重要体目前工作流程的规范管理方面。老式的管理信息系统是以某些相 对独立的功能来实现这些环节，不能很好的处理环节之间和流程之间的关联，这在政府机关的工作形式下是不恰当的，增长了顾客的使用承担。集成工作流技术与管 理信息系统技术的处理方案不仅处理了这一问题，还具有种种其他长处，这是管理信息系统在政府机关事务管理中的一种应用案例。 ??? 这种工作流管理信息系统(WMIS：Workflow + MIS， 即工作流+管理信息系统）是把工作流技术与管理信息系统集成起来，其特点是数据库应用流程化。政府机关内的行政事务工作都是由一系列环节构成的业务流程组 成的，因此这样的组织需要其软件系统不仅可以处理独立环节的业务问题，并且可以自动把这些环节串联起来，但愿一种环节所做的工作可以自动被下一种环节利 用，这就是最基本工作流的需求。同步每一种环节常常又必需要数据库技术来处理，这样就提出了在工作流中应用数据库技术的规定。也就是，每个业务处理单位内 部需要管理信息系统的功能进行数据的整顿、检索、记录、输出等，不过各个业务处理单位之间必须用工作流的方式串联起来，将各个业务处理单位的工作成果在组 织中按照一定的程序流转，并可以进行流程的监督、控制等。 ??? 目前一种流行的工作流管理信息系统的处理方案是：电子邮件 + 数据库 = 工作流管理信息系统（WMIS）。 ??? 以 电子邮件来串联一项工作的不一样阶段，把各个阶段的工作用对应的表格来体现，这些表格包具有完毕它们所需要的信息（例如说目前环节的前面各阶段中所完毕的工 作状况），然后列出它们目前阶段所应当填写的各个输入选项。当一种表格的各个输入完毕后来，就被以电子邮件的形式发送给下一阶段的工作人员。下一阶段的工 作人员将会在他们的邮箱中看到他们所应作的所有工作的目前完毕状况，对其中任意一项工作（邮件），可以通过人工选择或系统自动的方式展开下一步，也就是说 打开下一步工作所应当填写的表格。这样，一项协作性的工作，体现为一系列的邮件，一种信息流，邮件流，或者说工作流。不仅如此，在这些电子邮件中显示和输 入的数据都要来自数据库，这就是说必须把Email 系统和数据库系统集成起来。 ??? 最新的工作流技术能把数据库技术和基于电子邮件的流程管理技术结合起来，既能在邮件中访问企业的业务数据，又能在数据库软件中生成有关的邮件。例如计划人员可以在企业管理信息软件（管理信息系统）中也可以在电子邮件软件如Outlook 中生成采购申请邮件，然后发给有关负责人，负责人收到邮件后，即可在邮件上答复申请，在答复时他还可以超级链接（Hyperlink）到管理信息系统中去察看有关细节。一旦申请邮件被答复，计划人员不仅能在管理信息系统中看到同意状况，也可以在邮件箱中看到答复意见。此外负责人在答复的同步还可以根据申请自动产生某些有关的协同工作，分派给其他的人。 工作流管理信息系统的长处： ??? 1.减少劳动强度，提高工作效率。使 用时不需要象在老式数据库应用软件中那样在许多不一样的窗口，菜单及对话框中寻找、查询，只需要在一种统一的收件箱中，就可以找到所有尚待完毕的多种不一样类 型的工作。这一点对于领导尤其有用，由于领导往往需要审批多种类型的工作文书。打开邮件，所要做的工作就以最合适的形式展现出来，还可以包括有关信息，如 果必要还可以直接调用有关的数据库应用软件进行深入的查询或记录。 ??? 2.高度自动化、协作化。大大减少反复劳动。通过邮件传递信息，用数据库存储信息，不再需要人工传递文书，此外前一阶段工作输入的信息可以自动被下一阶段运用。 ??? 3.无纸化。许 多电子邮件软件（如Outlook，Lotus Notes）具有数字加密和数字签名功能。 通过数字签名的邮件可以保证其内容的不可更改性，来源的真实性。实际上，数字签名可以实现远较一般的印章更为可靠的证明功能，并且愈加以便轻易验证。数字 签名可以构成一种分级体系，用更为权威的例如组织的数字签名去验证个人的数字签名，也可以实现多重签名，好比章上盖章和多重公章。使用数字签名的文献存储 在计算机中，可以随时复制，快捷传递，永不退色。此外，数字印章还具有时