广佛线二期工程合同文件归档管理细则.docVIP

 佛山市铁路投资建设集团有限公司 Foshan Railway Investment Construction Group Co.，Ltd. 文件编号 版本/版次 A版/0次 管理制度 流程汇编 广佛线二期工程合同文件归档管理细则 页 码 第 PAGE 7页 共8页 PAGE PAGE 7 1.总则 1.1 为加强广佛线二期工程的合同文件归档管理，建立、健全工程档案管理工作，规范合同文件的收集、编号及分类、整理、归档、移交、查阅等管理，制订本细则。 1.2 本细则根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001），以及国家、省市的相关法律法规、政策文件和佛山市轨道交通发展有限公司（以下简称市轨道公司）发布的《工程档案管理办法》，并根据广佛线二期工程档案的实际情况制定。 1.3 本细则所指的合同档案是指合同正本，以及有关合同补充、变更、中止、终止等方面的材料。 2.管理职责 2.1 通用职责 2.1.1 相关 2.1.2 合同档案应随 2.1.3 合同档案 2.1.4 2.2 建设单位合同预算部管理职责 2.2.1 负责合同档案总体管理，设专人对合同档案进行收集、分类编号、整理归档、移交 2.2.2 在编制合同档案期间，获取各相关部门的需求，明确合同档案的套数。 2.2.3 （1）合同各方当事人须签字盖章，并署明合同签订日期； （2）合同规定的附件应齐全； 2.2.4 每年第一季度将已完成的合同档案移交给 2.2.5 在合同档案移交前，做到定位存放，妥善保管 2.3 建设单位业务主办部门职责 2.3.1 在签订设计、施工、监理合同协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目合同档案以及所提交档案的整理、归档责任。 2.3.2 收集好合同管理过程中的文字材料、图纸、图表及声象资料的全部原件（有条件的，应提供电子版），并审核其真实准确性，并依据合同管理办法及本细则，报送至合同预算部。 2.3.3 协助、配合合同预算部，开展合同档案管理工作。 2.4 造价咨询单位职责 根据相关法律法规、合同要求、本细则完成合同档案相关工作。 2.5 施工单位职责 根据相关法律法规、合同要求、本细则完成合同档案相关工作。 2.6 设计单位职责 根据相关法律法规、合同要求、本细则完成合同档案相关工作。 2.7 监理单位职责 根据相关法律法规、合同要求、本细则完成合同档案相关工作。 3.合同文件的归档原则 3.1 合同档案的管理应遵循以下原则 3.1.1 合同文件由合同管理部集中统一管理，合同管理员专人负责。 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 合同文件按轨道交通线路线别、专业类别、标段划分进行分类、归档，如： 第一篇 勘察设计合同文件 第一册 勘察合同文件 第二册 土建工程设计合同文件 第三册 装饰工程设计合同文件 第四册 设备工程设计合同文件 第五册 勘察设计监理合同文件 第六册 其它工程设计合同文件 第二篇 监理合同文件 第一册 土建工程监理合同文件 第二册 装饰装修工程监理合同文件 第三册 设备工程监理合同文件 第三篇 土建工程施工合同文件 第四篇 装饰工程施工合同文件 第五篇 机电设备安装工程合同文件 第一册 设备供货工程合同文件 第二册 设备安装工程施工合同文件 第六篇 科研项目合同文件 第七篇 管线迁改合同文件 第八篇 绿化迁移合同文件 第九篇 其它工程合同文件 4.合同档案的分类及编号 4.1 广佛线二期合同档案分类及编号 4.1.1 广佛线二期工程合同文件划分及归档编号按照下表4-1的规定。 表4-1广佛线二期档案（合同文件）分类编号表 一级 二级 三级 四级 五级 案卷 城际轨道 (E1) 广佛线二期 (E1.1) 项目准备阶段(E1·1·2) 合同管理 (E1·1·2·5) 勘察设计合同 勘察合同 土建工程设计合同 装饰装修工程设计合同 机电设备工程设计合同 勘察设计监理合同 其它工程设计合同 监理合同（按标段组卷） 土建工程监理合同 装饰装修工程监理合同 机电设备工程监理合同 土建工程施工合同(按标段组卷） 　 装饰装修工程施工合同（按标段组卷） 　 机电设备工程合同（按标段组卷） 机电设备供货合同 机电设备安装施工合同 其它工程合同 科研项目合同 管线迁改工程合同 临水临电工程合同 交通导改工程合同 5.合同文件的整理与归档 5.1 合同文件的整理 5.1.1 以下合同文件应作为合同档案的不可或缺的一部分： （1）合同谈判会议纪要； （2）合同会签流转单及合同报批稿； （3）中标通知书（招标项目）、项目立项依据：请示或会议纪要（非招标项目）