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青岛啤酒新建工厂借助信息化实现项目管理的腾飞 青岛啤酒成功验收项目管理信息系统 摘要：本文介绍了青岛啤酒股份有限公司（以下简称青岛啤酒）在企业规模扩张的过程中，新建工厂借助项目管理信息化的应用，实现新建工厂的项目管理更加规范、沟通顺畅、信息共享，并给青岛啤酒新建工厂提供可以复制的项目管理模式。 关键词：项目管理、项目管理软件、工作流、知识管理、模式复制 作为国内的主要啤酒厂商，青岛啤酒一直是中国啤酒行业的领导者。目前，青岛啤酒经过5年的整合，顺利完成了从生产型向市场型企业转变，借助于品牌优势，展开了新一轮的规模扩张行动。和前几年啤酒企业并购风潮不同的是，青岛在新一轮规模扩张中，主要采用新建工厂这种方式。 2007年2月12日，青岛啤酒第三有限公司年产40万千升啤酒项目一期20万千升项目开工建设；4月23日，青岛啤酒二厂“新增20万千升扩建项目”竣工，投产后青啤二厂的产能将达到45万千升，成为青岛啤酒公司生产能力最大的工厂；4月24日济南新建年产啤酒40万千升的生产项目一期30万千升项目开工奠基，年底投产；2007年底，青岛啤酒（徐州）彭城有限公司搬迁新建一期20万千升的项目也将预计投产，在4月19日结束的青啤董事会上又批准了青岛啤酒（日照）有限公司年产啤酒22万千升搬迁项目和四川成都新建年产啤酒20万千升（一期10万千升）生产基地项目。 在青岛啤酒众多新建生产基地的开工建设的同时，青岛啤酒项目管理信息系统经过集团公司的验收后也正式进入运行。青岛啤酒项目管理信息系统经过前期的精心准备，目前已经建成了包括协同办公管理、项目管理、投资控制、知识管理等在内的综合项目管理系统。通过该系统的运用，将帮助青岛啤酒建立对新建工程项目的全过程信息化管理；帮助青岛啤酒对新建工程项目投资的事实控制；帮助青岛啤酒建立新建工程项目的各方信息沟通平台。 目前，济南新建工厂、彭城搬迁新建工厂、日照搬迁工厂、成都新建工厂等项目都已经纳入了青岛啤酒项目管理信息系统进行管理。 一、信息化初衷 2006年啤酒市场依然是硝烟弥漫，啤酒厂商在品牌、市场以及渠道等方面都展开了极为激烈的竞争，我国啤酒市场的格局也在潜移默化中发生着变革。然而，所谓强者恒强”，凭借着奥运营销、市场布局与整合等一系列创新性活动，青岛啤酒在行业地位依然坚如磐石。 青岛啤酒现阶段整体战略是向外扩张，所以在未来几年将在全国新建扩建众多的项目。青岛啤酒在新建工厂的管理中，虽然采取了以项目管理为主的管理理念，但其项目管理的手段还很落后；另一方面，青岛啤酒的信息化很早就开始建设了，但是主要是针对集团财务、生产和销售等系统的建设，对于新建工厂的项目管理信息化，还是一个空白。 所以，在新建工厂项目管理中，存在着众多亟待解决的问题： 1、新建工厂项目建设是一个复杂的过程，涉及投资决策、招投标、项目的过程控制、项目验收、项目审计和项目竣工等一系列过程，每个环节产生的资料和数据对于整个项目管理过程都非常重要，另外资料和文档在项目竣工后也要别移交到生产部门。如果这些资料不能进行统一归档、或者在项目结束后再进行归档，这些资料难免会产品遗漏或丢失，所以资料和文档的统一管理就是一个很大的问题； 2、新建工厂项目投资不能够准确掌握。啤酒生产基地的项目投资额一般都上亿：如济南青岛啤酒厂投资有4个亿、成都青岛啤酒生产基地投资有2个亿，这么大规模的投资如果不能在项目过程中进行很好的控制，就会出现“投资超过预算”等现象。对于项目管理者而言，最好的办法是在项目过程中能对投资规模实时统计，能及时地、准确地了解项目的固定投资情况、项目流动资金、人工费用等各种明细； 3、新建工厂项目涉及到企业内部的各个事业部：如工程部、酿造部等；同时新建工程的开展也会涉及到项目承包商、项目监理、项目设计等合作伙伴，在项目建设过程中，如何才能进行有效的沟通是一个很大的问题。传统的沟通方式无非是发传真、邮件、电话等手段，这些方式都是被动的，都不能和项目管理紧紧结合。对于项目参与的各个部门来说，最好的办法是建立一个固定的工作流程，包括审批流程、资金划拨流程、预付款审批流程等，每个项目成员都能够按照流程来办事，同时这种流程可以主动提醒需要做事情的项目人员； 4、新建工厂项目涉及到工程项目建设的各种合同管理，包括监理合同、承包合同、分包合同等，这些合同的管理靠人力或简单的计算机文档管理，显然是解决不了问题的。因为合同管理中涉及的合同变更管理、合同资金管理、合同决算等各种动态数据都需要及时更新和动态判断，资金使用方面由于缺乏有效的工具进行计划、控制及分析，企业很难有效控制成本及合理分配有限的资金。资金使用部门无法对本部门资金使用作出准确预算并且需浪费不少时间在资金使用申请过程中，企业决策人员也需不断对企业资金使用情况进行收集整理分析以决定是否批准资金计划申请，这种情况