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如何利用excel制作工资表 通过阅读《中国会计》第3版第31页的《计算输出成本》和第32页的《使用excel命令制作成本》，作者认为，计算输出成本的方法是有效的，但过于复杂，需要使用多个文件。《利用Excel中的宏命令制作工资条》中提到的方法用起来很方便、简单,不过也有不足之处:如果单位的职工增加,录制的宏对新职工不起作用,又要重新录制宏。单位的职工可能经常变动,尤其是大单位,每个月都有可能增减,这样每次都要重新录制宏,工作量非常大。录制过程很可能出错,一旦出错,又得重新录制。加上宏容易携带病毒。笔者有一简单方法制作和输出工资条,只需二次自动筛选二次分类汇总就可完成。希望对大家有所帮助。现详细介绍如下: 首先,根据各单位的实际情况和工资考核办法,创建一个既简单又实用的工资表。假设如图1所示。有人也许会问:为什么设两个序号?因为工资表一般很宽,大家在签名的时候可能对错位,把姓名签到别人的工资上。有了两个序号,大家只要对号签名就可以了,从而避免了由于工资表宽而对错位。当然,第二个“序号”可改为“签名”。 建好工资表后,操作步骤如下: 第一步:选定A-K列,选择[数据]-[分类汇总],弹出分类汇总对话框,如图2所示。分类字段选(1)序号或(2)序号,(在此说明一下:分类字段只能选序号,不能选姓名,因为一个单位里可能有同姓名的职工,尤其是大单位。只有序号具有惟一性,不会重复,其他字段更不能选)。汇总项选定(2)序号或其他字段进行分类汇总。 第二步:与第一步方法一样。选定A-J列,选择[数据]-[分类汇总],分类字段选择序号,汇总项选定其他字段(如实发工资)进行分类汇总,结果如图3所示。 以上二步操作的目的是在每位职工记录间插入行,第一步是在每位职工记录间插入一行,第二步是在第一步的基础上再插入两行。 第三步:选定第2行,选择[数据]-[筛选]-[自动筛选]菜单项,如图4所示。 第四步:对J2的向下箭头选择0进行筛选,如图5所示。选定A2-J2,把光标移到J2右下角,当鼠标变成十字架时按住左键向下拖动。结果如图6所示。有人也许担心这样拖动会不会改变被隐藏的记录的内容。我在这里说明一下:如果用隐藏命令把中间的行隐藏,这样拖动会改变隐藏的记录的内容,但用筛选操作,只改变符合筛选条件的记录的内容,不改变被筛选掉的记录的内容。 第五步:与第三步方法相同。先取消自动筛选,再选定A-K列,选择[数据]-[筛选]-[自动筛选]菜单项,结果如图7所示。 第六步:与第四步方法基本一样。对J1的向下箭头选择(空白)进行筛选,选定A1-K1,把光标移到K1右下角,当鼠标变成十字架时按住左键向下拖动。结果如图8所示。 第七步:对J1的向下箭头选择(全部),再对D1的向下箭头选择(空白)进行筛选,清除第一行以外的内容。结果如图9所示。 第四步和第六步操作的目的是在每位职工记录上面加上格式行和标题行。第七步操作的目的是清除工资条之间的内容。 到这里就基本完成了。只需对D1的向下箭头选择(全部)或者取消自动筛选,并隐藏K列,就可以打印了。结果如图10所示。 以上步骤看起来很复杂,其实只有自动筛选和分类汇总二种操作,只要会这两种操作,就非常容易,其余只是复制和清除等一般操作。有人也许会问:如果职工很多,几百上千人,尤其是大单位,复制、清除会很费事。其实一点也不用担心,只需把中间的职工记录(行)隐藏,一切步骤如上,打印时取消隐藏操作就可以了。 生成工资条的操作可以在备份的工资表上进行,也可以直接在工资表上进行。直接在工资表上操作,输出以后,要对工资表复原,步骤如下: 第一步:选定工资表,在图2分类汇总的对话框中单击[全部删除]按钮。 第二步;对K1的向下箭头选择(空白),删除第一行以外的行。 经过上述二步,工资表又恢复原状。