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文件編排與檔案管理遠東科技大學職員工教育訓練主講人：夏郭賢2009/2/111文件編排與檔案管理 文件整理與檔案管理的重要性評鑑的需要業務交接的需要工作延續的需要相同的工作類似的工作無關的工作經驗傳承的需要突發狀況的需要2009/2/112文件編排與檔案管理 文件留存的方式紙本紙本掃瞄原始電子檔檔案夾電腦儲存媒體2009/2/113文件編排與檔案管理 紙本文件整理與管理善用文件套例用檔案夾歸類各項活動應依計畫、執行、考核順序收集資料計畫：計畫書、協調會議記錄執行：活動照片、手冊考核：檢討會議記錄、回饋單及分析結果建立檔案夾清冊與檔案夾內之文件清冊2009/2/114文件編排與檔案管理 會議記錄應備事項會議名稱日期時間地點主席出席列席請假記錄上次會議決議事項處理情形報告事項主席報告業務報告提案討論提案單位(人)案由說明決議臨時動議主席結論散會 (時間)2009/2/115文件編排與檔案管理 會議記錄特別留意開會時提供的為會議議程或會議資料開會後才有可能產生會議記錄簽到表與會議記錄不可在同一頁出席：(如簽到表)出席：詳列出席人員與職稱出席與列席的不同出席有投票權列席的角色在於說明或指導2009/2/116文件編排與檔案管理 電子檔案整理與管理樹狀結構適當運用檔案與資料夾名稱一目瞭然避免混淆電子郵件附檔重要：儲存附檔至適當檔案夾郵件重要：列印成PDF檔並儲存至適當檔案夾分檔案夾管理，適時