第五章　秘书会议礼仪.ppt

?案例引导 某分公司要举办一个重要会议，请来了总公司董事会的部分董事和总经理，并邀请当地政府官员和同行业知名人士出席。由于出席的贵宾多，分公司领导决定将会议桌摆成 U 字形，安排分公司参会人员坐在 U 字横头处下首，其他参会人员坐在U 字的两侧。会议当天，参会人员都按桌签找到了自己的座位就座。当坐在 U 字横头处的分公司领导宣布会议开始后，突然发现现场气氛有些不对劲，甚至有些贵宾借口有事起身离席，分公司领导不知道哪里出了问题，非常尴尬。 想一想： 1. 会议开始后现场气氛为什么不对劲？ 2. 请指出本案例中会场布置的失礼之处。 第一节 常规会议礼仪 一、会前筹备礼仪 二、会中礼仪 三、会后礼仪 一、会前筹备礼仪 1. 确定会议主题 2. 确定会议时间 选择会议时间要尽可能避开公众节假日，并考虑主要参会方的日程安排，尽量选择各方都能参加的时间。 3. 确定邀请对象 确定邀请对象时要考虑各种因素，与会者既要有与会资格，又要有参与的能力和水平。 4. 确定会议地点 选择会议地点要综合考虑会场环境、费用、设施、交通、停车等因素。 一、会前筹备礼仪 5. 布置会场 一、会前筹备礼仪 6. 会议的座次安排 （1）大型会议的座次安排 1）主席台的座次安排 一是中央高于两侧；二是前排高于后排；三是左侧高于右侧（国际会议则为右侧高于左侧）；四是主持人位置可在前排正中，也可居于前排最右侧。 一、会前筹备礼仪 6. 会议的座次安排 （1）大型会议的座次安排 1）主席台的座次安排 2）群众席的座次安排 群众席的座次安排形式主要有两种：一种是自由式，即与会者自行择座，不做统一安排；另一种是按与会单位名称、与会者姓氏笔画顺序或汉语拼音字母顺序排位。 一、会前筹备礼仪 6. 会议的座次安排 （1）大型会议的座次安排 （2）小型会议的座次安排 小型会议座次安排有两种主要形式：一是自由择座，一般不设会议桌与固定座位，与会者自由择座；二是以会议桌为准，一般情况以距门较远的会议桌一端为主席之位，其他与会者的座次则应自右而左依次安排。 一、会前筹备礼仪 7. 通知与会者 以会议通知书的形式通知与会者参加会议。会议通知书的内容要详尽、明确，一般包括会议名称、主办者、会议内容（包括会议的目的、主题、议题、讨论提纲、议程等）、参加对象、会议时间（包括报到时间、会议开始时间和结束时间）、会议地点、回执或报名表等。 二、会中礼仪 1. 会议主持人的礼仪 （1）衣着整洁，端庄大方，精神饱满，口齿清楚，思维敏捷。 （2）步入主席台时步伐应稳健。如果以站姿主持，应双腿并拢，腰背挺直。单手持稿时，应以右手持稿件的底部中间，左手五指并拢并自然下垂；双手持稿时，应将稿件与胸齐高。如果以坐姿主持，应身体挺直，双臂前伸，双手持稿，手臂轻搭于桌沿。 二、会中礼仪 2. 会议发言人的礼仪 二、会中礼仪 3. 会议参加者的礼仪 会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，按序落座，认真听讲，不做小动作；发言人发言结束时，应鼓掌致意；中途退场应尽量不影响他人。 二、会中礼仪 4. 会议时间礼仪 会议应尽量准时开始，否则会引起与会者的不满。如果因为重要人物未到场而不能准时开始，那么会议组织者要向与会者说明原因或者临时安排其他项目。 三、会后礼仪 在会议结束后，秘书的礼仪性工作主要包括两个方面：一是与会议有关的事务性工作，如分发纪念品、组织与会人员合影留念以及参观活动等；二是形成会议文字记录或阶段性决议，汇报给领导并由专人负责相关事务的跟进。 第二节 专题会议礼仪 一、茶话会礼仪 二、展览会礼仪 三、新闻发布会礼仪 一、茶话会礼仪 1. 明确主题 一、茶话会礼仪 1. 明确主题 2. 确定来宾 3. 选择时间 （1）茶话会举行的时机 （2）茶话会举行的具体时间 （3）茶话会持续的时间 4. 选择地点 5. 布置场地 6. 安排座次 一、茶话会礼仪 7. 准备茶点 （1）茶叶和茶具 1）选择茶叶时，在力所能及的情况下，应挑选中等或上等品。 2）与会者的口味会有所不同，应多准备几种茶叶。 3）在选择茶具时，必须选用陶瓷器皿和成套茶具。茶具一定要完好无损，并且要清洗干净。 （2）茶点 8. 进行议程 二、展览会礼仪 1. 组织展览会的礼仪 （1）联系展览地点 （2）确定参展商 （3）分配展位 1）竞拍 2）投标 3）抽签 4）报名顺序 （4）做好保卫和其他辅助性服务