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共享服务概念演变、基本特征与优势分析 随着信息技术的快速发展，对公司业务组织的最佳运作方式产生了重要影响，需要对公司组织结构进行重新设计，公司组织的边界也需要调整。虚拟组织可以充分解释这些发展变化，共享服务理念是虚拟组织的具体形式。目前, 共享服务概念被运用于许多经营领域。随着信息技术的发展, 共享服务在财务领域的应用必将会受到越来越多的关注。 1 结论:共享服务概念的优势 由于信息技术的发展, 公司的特定支持性业务向着集中与合并、专业化与外包趋势方向进行, 与这三项趋势一同产生的共享服务概念将会变的越来越流行。可以从其特别重要的方面来明确其具体含义, 主要包括三点:一是通过共享服务, 传统上分开执行的业务能集合到一个组织实体中。二是共享服务中心是以分享资源、组织员工和技术, 并提供特定服务为构建基础的。这个组织实体可以是它为之服务的公司的一部分, 也可以是第三者组织的一部分。纯粹的共享服务中心通常明确地将真正的决策留给经营单位去作。三是经营单位与共享服务中心的关系通常由服务水平协定来控制, 在此基础上的共享服务中心运营通常是以提供服务、收取费用为基础的。 从上述的共享服务概念的重要特征, 可以对共享服务概念作如下评论:无论管理理论是真正地演进了, 还是仍就在诸如集权化、分权化等流行的思想中转圈, 层级的职责或矩阵结构的团队都是特别有价值、值得关注的。共享服务既集权又分权, 共享服务概念代表了一种高度平衡的思维方式, 并以合理地平衡为主要目标, 同时避免了不加分析的、先入为主的吸收过去的组织范例。 共享服务概念一直试图从程序上、系统上在服务标准化与顾客需求灵活性之间找到平衡。因为灵活应变的标准系统既是共享服务的成功创举, 也是其与强制的官僚体制之间的区别。不断增加的信息技术成本与其它相关的支持性功能成本, 一起构成了关键性的驱动力量并推动着更广泛的部门间协作。共享服务概念主要寻求的是共同性、内聚力、效率、经营和战略计划, 以便履行其服务的要求。共享服务概念的优势体现在:第一, 公司因规模经济将导致对劳动力需要的减少, 同时为专业化的员工提供更多的机会, 信息技术花费更加稀释, 使公司及时跟随信息业的发展趋势变。第二, 因为共享服务中心的建立, 职员可以得到更多直接指导, 业务也只需更少的人来执行, 增加了公司管理的透明度, 管理水平和产品质量都得到了提高。第三, 因为共享服务中心更强调对客户的友好, 使客户与供应商关系会因此而得到改进, 做到了对公司经营反应迅速的需要。 在将共享服务进行外包的情况下, 公司的一般优势仍然保持, 原因是:首先, 共享服务外包可以使公司削减资产, 减少对将来的进一步投资。其次, 共享服务使得公司部分的固定成本变为可变成本, 从而降低了风险。再次, 共享服务外包使公司能够获得无法以其它方式获得的规模经济效益。最后, 公司管理者的注意力也可以聚焦于自己的核心业务。 所以, 共享服务的两项重要优势:削减资产和将固定成本转化为可变成本, 是公司特定的支持性业务外包的基本依据。但业务外包也有以下劣势:一是增加了公司对于外部实体的依赖, 转置成本可能提高。二是带来机密信息处理的难度。三是可能发生丧失专利技术的风险。四是协作会在某些情况下将公司外包的业务与自己的核心业务协调起来很困难。 2 外包业务平台上的共享服务概念 财务部门具有共享服务概念应用的特别之处——提高工作效率、降低运行成本和提升服务质量。首先, 财务职能是公司组织内消耗资源最大的支持性职能之一, 财务职能的成本多达全部总收入的1.5%, 它在成本发生方面的相对和绝对的重要性, 使得财务部门成为共享服务概念应用最有可能成功的领域之一。其次, 当人们关注公司潜在质量的提高时, 财务部门也是一个重要的领域。财务部门在提供管理信息和费用控制方面起着重要的作用, 财务服务质量对公司的全方位成功起着非常重要的作用。总之, 财务服务的纯粹规模化, 加上提升服务质量、降低运行成本, 使得财务部门成为应用共享服务概念的一个重要领域。 但是, 在运用共享服务概念时也存在一些障碍。鉴于财务部门提供枢纽性管理信息的重要作用, 对于合并集中一些特定业务以提高工作效率的作法, 并非为明智之举。还有外币业务、合并报表业务涉及到不同的计量货币、不同的会计制度、不同的语言以及不同的文化环境, 很难找到一个共享服务提供者能满足外包方的要求, 所以财务及会计的外包市场还远远不够成熟。 在目前的实际操作中, 许多形式的共享服务概念已经在财务及会计领域建立。其中最显著的两种形式是:会计室和内部银行。 3 共享服务概念的提出 对于财务共享服务概念, 许多会计、咨询公司越来越多地寄予关注, 共享服务概念的应用将会进一步得到发展。关键是共享服务概念使财务职能部门怎样进行结构重组, 如何使公司