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信息交流管理控制程序 编号：CXWJ-14 版本/状态 A/0 对公司日常运行中产生的质量/环境/职业健康安全管理信息，对外、对 的交流途径和处置方法进行规定和管理，以使公司质量/环境/职业健康安全管 理方面的信息得到及时的交流、沟通和处理。 2 范围 适用于对公司内部所有员工及外部相关的政府机构、社会团体、客户及供 方有关事务信息的交流（包括投诉）。 3 职责 3.1 综合部是信息交流的归口管理部门，负责对外部信息的处理和回复。 3.2 综合部负责法律法规与其它要求的获取和与政府主管部门的信息交流与沟 通，信息的处理包括相关方。 3.3 综合部负责建立最高管理者和员工代表之间的沟通渠道。 3.4 各职能部门与全体员工有主动进行信息交流的义务。 4 程序 4.1 信息的种类与内容 信息交流可分为涉外信息交流和内部信息交流两大类。 4.1.1 涉外信息交流的内容主要为： 1) 公司获得管理体系认证后的发布宣传； 2) 管理方针的对外发布； 3) 法律法规与其他要求的获取； 4) 与政府主管部门的信息交流与沟通； 5) 公司或成员间事务的交流与沟通； 6) 管理体系认证机构的要求与信息； 7) 公司与合同方或供方间的质量/环境/职业健康安全信息与要求的交流 与沟通； 8) 公司发生非例行作业或紧急状况时的对外信息发布； 9) 其他来源（如媒体、社区等）对公司质量/环境/职业健康安全的要求 或投诉等接受与回复。 4.1.2 内部信息交流的主要内容： 1) 管理方针的传达； 2) 法律法规及其它要求的信息； 3) 环境因素的识别、评价与更改的信息； 4) 公司管理目标、指标及管理方案的制定与实施情况； 5) 培训的信息； 6) 体系运行中需进行重点控制的运行与操作信息； 7) 紧急情况发生的有关信息； 8) 体系运行监测与测量的有关信息； 9) 不符合、纠正与预防措施的信息； 10) 内审、管理评审与外审的有关信息； 11) 公司员工的建议与抱怨等。 4.2 涉及信息交流的途径与方法 4.2.1 外部信息的接受与处理 1) 公司各部门在收到诸如：相关的投诉、涉及重要环境因素和其它重要 信息，应填写《信息 处理单》送至工程部； 2) 综合部对报送的重要信息应作出评价，并进行集中处理。对需要回复 的信息，由 综合部将处理结果直接回复或返回信息接受部门，由接受部门回复信息发出 方；对评价为不符合的有关信息，按《改进管理程序》的规定执行。 4.2.2 对外信息的发布与传达 4.2.2.1 公司所有正式对外发布与传达的质量/环境/职业健康安全事务信息的 内容都必须得到体系推行人的认可。 4.2.2.2 公司的质量/环境/职业健康安全事务信息的对外发布与传达由工程部 统一管理，各涉外部门配合执行，其中： 1) 体系认证结果的发布与宣传，由体系推行人负责总体安排，且须符合 发证机构的有关要求； 2) 管理方针由综合部总体负责，各涉外部门执行对外发布，并做好相应 记录。可通 过邮件、信的电子邮件等形式发布； 3) 紧急事故信息的对外发布，由体系推行人负责按有关要求进行； 4) 对于涉及与公司发展和经营有重大影响和重大决策信息的对外发布， 由公司最高决策层决 定发布时间、方式、对象与内容。 4.3 内部信息的交流 4.3.1 综合部是公司内部信息交流的主管部门。 4.3.2 综合部对各部门产生的需要交流的信息（如环境因素识别和更新，目 标、指标和管理方案的实施，培训，运行控制点及紧急状况等有关信息）进行 识别与认定，并明确相关部门应将有关信息通知综合部备案。 4.3.3 公司员工应积极参与体系的建立和运行控制，了解公司的体系推行人和 员工代表。 4.3.4 公司内部信息的传递，应使用《信息交流表》。 4.4 内部信息交流的方式与途径 4.4.1 公司需向各部门传达质量/环境/职业健康安全等事务的信息，如目标、 指标、管理方案