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Word 记录文件管理制度 文件记录和档案管理制度 一、 为规范公司档案管理，增添公司档案的有用性和有效性， 特制定本制度。二、 归档范围公司的规划、年度打算、统计资料、 财务审计、会计档案、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录、 确定、托付书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件 资料。 三、 公司的经营管理档案管理由财务部门负责记录整理;公司 生产技术档案由公司技术部负责记录整理;平安、环保由安环部负责 记录整理；总经理办公室档案室档案由办公室主任负责记录整理。 四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据 齐全完好、平安保密和使用便利。 五、 资料的收集与整理 1. 公司的归档资料实行 “季度归档”及 “年度归档”制度，即： 每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应 当归档的原始资料。各主管部门经理应主动协作与支持。 3. 凡应当准时归档的资料，由档案管理员负责准时归档。 4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。 凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。 5. 档案管理员依据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案 归档整理。 第 1 页 Word 六、 资料的分类与归档 1. 公司档案资料的分类根据《文书立卷归档管理制度》的有关 规定执行。 2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平常立卷归档的不在此 规定范围内。 七、 档案的借阅 1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档 案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门 经理办理 《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。 3. 公司档案密级分为绝密、机密、隐秘三个级别，绝密级档案 禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;隐秘级档案经 审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。隐秘级档案的借阅必需 由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可托付副总经理或 总经理办公室主任审批，详细按托付书的内容执行。 4. 档案借阅者必需做到： ① 爱惜档案，保持干净，严禁涂改。 ② 留意平安保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、 档案的销毁 1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资 料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 第 2 页 Word 3. 凡属于密级的档案资料必需由总经理批准方可销毁;一般的 档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。 4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须仔细核对，将批准的 《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。 登记表永久保存。 5. 在销毁公司档案资料时，必需由总经理或分管副总经理或总 经理办公室主任指定专人监督销毁 文件和记录平安管理制度 由于工程建设文件和记录等资料多,且都为易燃品,为了确保工 程建设资料及管理人员人身平安,做好资料室的防火防盗工作,制定 本制度。 1、资料室要确定专人负责归档、借阅、防火防盗工作,并将责 任人员名单张贴在资料室入口处。未经责任人答应,其它人员不得进 入。 2、借阅资料必需取得资料管理员的同意,必需办理借阅登记手 续,按期归还。 3、资料室内严禁生明火,严禁吸烟。 4、资料管理员要定期检查和维护电器及照明线路,定期检查电 源开关和电源插座插头。 5、资料室内要配齐各类消防设施,定期检查并准时更换。资料 室管理员要熟知消防设施摆放位置和使用方法。