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aleph500系统采访模块应用研究 aleph50系统是exlibris开发的一套自动图书馆系统。2005年8月，浅黄色图书馆正式开始使用aleph50系统进行新闻、编目、流通和webcoor应用程序。该系统的使用,改变了传统业务的工作思路和工作模式,利用先进的系统功能加强和规范了业务管理工作。本文拟通过对ALEPH500系统采访模块的应用描述和分析,就采访模块的功能特点和存在的问题与同行交流和探讨,以便更好地推进ALEPH500各使用馆的采访工作。 1 文献购置管理 ALEPH500系统采访模块提供了书商管理、货币管理、预算管理、订单管理、发票管理和检索等功能,其流水线式的工作流程,使文献订购、发票、记到、催缺的过程更加容易和高效。采访模块广泛应用的EDI(电子数据交换)协议,加快了采访工作订购、发票、催缺进程,并支持多层级的预算结构,预算范围和预算类型不受限制,具有执行外汇对本地货币的转换等优点。 1.1 iso2729格式的数据规范 ALEPH500系统能接收EXCEL格式、ISO2709格式的书目数据上载,并可对数据进行一些规范化处理。还可接收货币汇率数据的上载,及时地更新系统里已有的货币汇率。 1.2 批量购买采购 系统提供两种模式创建订单,单订单模式和多订单模式(注:批量订购方式)。实现单一条件或多重条件针对单条记录或一批记录进行查重,在创建订单时可以自动提取书目记录中的订单号、ISBN、价格、货币以及书商信息等。 1.3 对于现代企业的培训,学校员工对订单的催缺时间以及机 采访人员在建书商信息时,只须在递送延迟字段设定文献到馆的时间期限,系统根据订单的发订时间以及书商送书所需时间自动计算订单的催缺时间,方便工作人员及时了解到书情况,考察书商的供书能力;另一方面,对长期未到的订单记录进行整理和删除,减少无用数据充斥于库。 1.4 订单的统计 实现利用任一订单信息进行单一或组合统计。比如,按书商和订单发订日期、按分馆和订单发订日期、按发票、按订单状态或订单类型等统计订单的种数、册数和金额。 可以按批次输出列表格式的订单清单、按条码或批次输出个别登录帐和总括登录帐等。 1.5 信息发展权opac或客户端能清晰地了解单册图书所处的状态 每种图书单册处理状态会随着工作流程的进行按系统设定自动变化,在OPAC或客户端能清晰地了解单册图书所处的状态,比如在订购中、验收处理中、编目中、典藏中、处理完毕等,并且还可通过参数调整任一状态中的单册图书可否预约或外借等。 2 财经数据统计 采访子系统业务流程较复杂,涉及到系统内外的链接、数据的输入输出;包含的数据类型较多,有书目数据、财经数据;采访统计、验收统计、财经统计以及荐购和赠送处理统计等。本馆采访人员在一年多的使用中,发现问题后及时向系统管理员提出,系统管理员与系统开发商通过二次开发,使系统更加适应本地需求。同时根据系统流程规范业务工作,使日常业务工作更加高效、流畅。 2.1 图书总括登录帐单 通过开发的XML服务,实现了按定制格式输出订购清单、图书个别登录帐单、图书总括登录帐单等。可以输出EXCEL或文本格式文件,实现按指定项目排序,比如订单号、条码号或题名等。在管理库建立简明书记录,便于在输出报表中提取书目信息,并且可以根据需求,通过参数表定制所需要的书目信息。 2.2 索引下的归档 在订单索引ISBN检索时,可以实现忽略“-”检索。主要是通过索引的归档(Filing)例程,在建立索引时将没有检索意义的符号去掉,在检索输入检索词时,无论是否输入“-”,通过归档例程可以将“-”忽略。 2.3 发票管理功能的实现 由于图书到馆后很多图书价格与订购时的价格有变化,因此,在验收图书时,很多图书单册价格需要修改。按系统流程,需要记到发票并且在系统里完成发票支付后,根据发票上的金额去自动更新图书单册的价格。由于图书馆目前暂时还未启用发票管理功能,因此就需要在单册处理界面实现单册价格的修改,而系统目前不允许在单册处理界面直接修改单册价格。通过开发,我们将新的单册价格著录在单册的“内部注释”字段,在记录存盘时,系统会根据“内部注释”里的价格去更新单册价格。 2.4 系统管理员在电商 ALEPH500采访子系统前台设有验收人员统计工作量的功能,所以,验收人员每月完成的工作量要系统管理员在Oracle表里进行统计,很不方便。通过XML服务开发,验收人员已实现在客户端按帐号和时间段统计验收单册数量。 3 仍需解决的问题 3.1 批量购买和速度慢 目前,ALEPH500采访模块对一校多馆的操作模式不能进行批量订购,只能在每种书复本、书商和经费等一致的情况下才可采取批量订购。另外,批量订购图书运行p-acq-24时速度较慢;为某个分馆采取批量订购,如果选择“部分记录”进行订购,一次只能处理18-2