某公司客户接待管理规范.docVIP

第 PAGE 12 页 共 NUMPAGES 22 页 某公司客户接待管理规范 基本信息 标准名称 某公司客户接待管理规范 标准编号 实施日期 发布部门 年代号 制/修订人 审核人 批准人 目的 为加强公司客户接待工作的统一管理，根据某公共关系管理的有关制度，结合公司实际，特制定本标准。 范围 本标准规定了公司客户接待流程、接待礼仪、接待出车、接待宴请、酒店住宿、会议筹备的流程标准等内容。 本标准适用于安徽公司及各项目的接待工作管理。 术语和定义 术语 定义 公共关系工作 公司主要领导出席，在对外交往中所涉及到的公务往来、商务活动、新闻发布等相关工作。 公务接待 接待活动中发生的商务招待、外事招待和其他公务招待活动。 商务接待 在商业谈判或商业合作中接待客户、合资合作方的活动。 外事接待 因公接待外宾或其他外籍关系人员的活动。 其他公务接待 接待其他因公来访人员的活动。 公职人员 所有行使公权力的公职人员以及其他根据所适用法律法规被视为公职人员的人。 规范性引用文件 文件编号 文件名称 招蛇口发纪字〔2020〕 47 号 关于发布《违反中央八项规定精神典型问题预防工作指引（2020版）》的通知 招积余党字[2020]19号 《某进一步加强作风建设的十项措施》 CMPO/21016-08-2020 公共关系管理规范 总则 概述 客户接待的目标是为树立公司良好的信誉和企业形象，保持与政府、企业、社会公众的联络渠道和良好合作，确保内外运行顺畅。 管理机制 客户接待工作实行统一领导、归口管理、分级负责、协调配合的管理机制。 公司的接待工作由公司总经理和分管领导领导，日常管理由相应的职能部门负责，原则上由公司综合管理部统筹，相关单位协助执行；其它类由业务对口单位负责。 本规范特指由综合管理部负责统筹的客户接待工作。 基本原则 思想统一原则 在客户接待工作中，贯彻执行国家和上级单位的有关政策、规定，严守国家和企业机密。 统筹管理原则 各部门、项目举办重大对外交往活动，须提前向公司分管领导报告，执行公司决策，接受公司指导。 事前审批原则 各部门、项目如参加有关社团、组织，应依规报分公司批准后，方可办理。主责部门应对相关社团、组织做充分尽调，并负责后续对接工作。 主管部门职责 综合管理部作为客户接待工作的主管部门，负责统筹公司层面的各类接待的组织、协调、服务和相关的宣传报道等工作。 接待管理工作须严格执行《中央关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定》、某蛇口发布的《违反中央八项规定精神典型问题预防工作指引（2020版）》、《某进一步加强作风建设的十项措施》（招积余党字[2020]19号）等相关文件规定。 负责统筹协调公司布置的商务活动、商务接待等相关工作。负责指导各部门、项目主责的相关商务活动。 负责收集、整理、编制有关接待工作相关的背景材料，以备存查。 负责有关接待工作规章制度的拟定与实施。 接待规范 接待与对外活动流程 接待与对外活动流程详见下图。 活动来源 活动来源 综合管理部直接对接的接待 其他部门及各下属单位对接的接待 综合管理部与客户沟通，制定接待方案 综合管理部协调公司领导及相关人员参加 接待实施 综合管理部跟进接待、落实摄影、新闻稿、新闻督办、归档 主责单位与客户沟通制定初步接待方案 综合管理部对行程安排把关 报分管领导审批 需公司支持 无需公司支持 主责单位与公司综合管理部对接确认接待方案 自行实施接待，负责摄影、新闻稿、新闻报送、归档 分管领导与公司领导沟通并邀请出席 综合管理部跟进落实出席领导及参加环节 接待实施 主责单位跟进接待、负责新闻稿素材大纲，综合管理部负责摄影、新闻发布、归档 接待准备及实施 接待对接部门/对接人会同综合管理部根据接待需求，提前安排以下接待会务各项事宜： 公司领导出席：接待中如需公司领导出席，接待对接部门应提前2个工作日知会公司综合管理部预约公司领导时间，并与公司综合管理部门协调需要公司领导参加的具体环节及任务； 涉及上级公司领导出席：需求部门应提前1周与公司综合管理部门沟通协调，其接待行程安排应报请公司领导确认； 车辆安排：公司综合管理部门根据接待部门相关需求安排司机及车辆，司机需随时将接待过程中的问题信息反馈接待对接人； 酒店预订：接待对接人根据接待方案中确定的住宿标准预订酒店，并于来宾到店的前1天再次和酒店核实房间预订情况； 餐饮预订：接待对接人根据接待方案及标准提前做好相关餐饮及酒水安排，并了解客人有无特别饮食需求并作安排。如需摆名牌，需提前将名单及座位图告知酒店准备到位； 参观项目：接待对接人根据接待方案须提前联系公司安排考察路线及参观物业项目，参观项目讲解一般由项目负责人或专门讲解员担当； 公司办公区域参观交流：如需详细介绍公司办公区