客户活动保障工作规程.docxVIP

第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 5 页 客户活动保障工作规程 基本信息 标准名称 客户活动保障工作规程 标准编号 实施日期 发布部门 年代号 制/修订人 审核人 批准人 目的 为规范和明确物业管理项目活动服务的工作内容及质量要求为客户提供高质量的活动服务保障，制定本标准。 范围 本标准规定了物管中心（处）保障客户活动服务的组织与配合、作业流程、工作内容及质量要求等内容。 本标准适用于物管中心（处）协调、组织、实施各项客户活动。 组织与配合 组织客户联谊活动 序号 事项/流程 工作内容 质量要求 1 制定计划 物管中心（处）客户服务部每年初制定年度客户联谊活动计划，编制活动预算，经部门负责人审核、项目负责人批准后实施； 客户服务部按计划组织客户联谊活动之前，应制定详尽的活动方案； 客户联谊活动有：联欢会、各类体育比赛、郊游等。 审核批准有签字； 活动方案内容包括：活动的目的、规模、场地、设备设施、人员、费用预算及其它部门配合事项等。 2 上报、审批 活动方案经部门负责人审核，项目负责人批准后，上报公司（商业项目的活动方案须交相关管理单位审核）。 审核批准有签字。 3 组织实施 活动方案批准后，客户服务部向客户发文说明活动内容，邀请客户参加； 客户服务部接到客户回执后，按需要调整方案并组织实施。 活动发文应明确需客户配合内容及相关注意事项； 活动组织安排缜密、合理、高效，妥善安排演出、用餐、住宿、娱乐等活动事项。 4 完成归档 活动过程中应按需要留取相关资料，如：文件资料、影像资料、新闻媒体宣传资料等； 2.活动完成后进行总结，资料归档。 活动完成后，应对影像、文件等资料进行整理，完整保存。 配合客户活动 序号 事项/流程 工作内容 质量要求 1 客户书面 申请 接收客户书面申请，并收取相关费用； 活动范围包括：新闻发布会、揭牌仪式、会议、商业项目的活动等。 有客户书面申请。 2 召开协调会 与客户及相关方召开活动协调会； 确定活动细节，制定配合方案。 方案明确活动时间、人数、服务需求、场地布置、设备保障、专梯配合、成品保护、车位预留、安全保卫及责任人等内容。 3 制定活动 方案 按客户要求制订配合方案（含收费标准），经相关部门确认后，上报项目负责人审批后实施（商业项目的活动方案须交相关管理单位审核）。 活动方案可操作性强，分工明确，责任落实到位，能指导活动有效实施。 4 对客发文 配合方案批准后，客户服务部门通知项目内受邀客户，告知活动的时间、地点，及相关注意事项。 对客发文有签收记录。 5 前期筹备 根据活动需要协调相关部门提前进行前期筹备工作（如活动宣传、报名、物品采购、设备设施保障等）。 做好各项准备工作。 6 活动配合 客户服务部门协调相关部门按计划配合客户开展活动； 各部门做好活动的安全保卫、设备设施保障、人员接待、车辆疏导、现场清洁及活动结束后的场地恢复等工作； 拍摄活动影像资料。 保障设备设施安全使用； 人员、车辆疏导到位； 及时发现安全隐患，无安全事故； 接待人员礼仪服务到位； 场清人净，地面、墙面、各类设施无损坏； 按需要留存影像资料。 7 完成归档 活动过程中应按需要留取相关资料，如：文件资料、影像资料、新闻媒体宣传资料等； 活动完成后进行总结，资料归档。 活动完成后，应对影像、文件等资料进行整理，完整保存。 作业流程、工作内容及质量要求 序号 事项/流程 工作内容 质量要求 1 确认需求 确认相关需求，收集当次活动主题、人数、时间、地点、参加人员、警方介入等活动基本信息； 收集当次活动现场的服务要求，包括服务内容、设备要求、场地布置（如舞台设计、比赛场地布置）要求、安保要求、环境卫生要求及其他有关物资准备要求等； 突发事件的报告和处置要求等。 —— 2 制定方案 确定活动中应提供的服务内容和服务要求； 明确活动筹备小组成员及架构； 筹备小组职责及分工； 编制活动方案。 注：方案模板参见附录A《大型活动配合方案模板》和附录B《物业方主办的活动方案模板》。方案内容应包括但不限于以下内容： 活动背景（主题、时间、地点、对象、规模、要求等）； 工作小组（成员及职责）； 工作安排及分工（工作内容、岗位分工、时间要求、责任人等）； 活动物资配备安排； 活动现场常见问题及应对措施； 应急预案； 活动注意事项； 小组通讯录。 应根据主办方需求，结合属地政府部门管理要求及有关国家标准要求，制定活动服务方案并经审批同意后实施。 3 成立工作 小组 应根据活动方案的要求，成立工作小组。 工作组人员应具备岗位相关技能和资质要求（技能及资质证明文件应保存规范、随时可查）。 小组组长（或总指挥）应具备统筹安排各项活动（包括大型活动）的能力，包括准确解读活动要求、编制和审核符合要求的活动方案的