《涉密档案数字化加工服务规范》编制说明.pdfVIP

一、工作简况 （一）任务来源 本文件根据山东省保密协会立项计划，由协会牵头组织 编制，广泛邀请相关企业、科研机构等单位参与编制工作， 计划项 目完成时间是 2023 年 11 月。 （二）起草过程 1.立项阶段 山东省保密协会于 2023 年 4 月开展标准预研工作，经 标准化委员会批准立项，于 2023 年 5 月 18 日下达了标准制 修订计划。 2.起草阶段 根据任务要求，协会于 8 月成立了标准起草工作组，组 织筹备标准编制工作和征集标准起草单位。 标准起草工作组制定了标准编制工作计划、编写大纲， 明确任务分工及各阶段进度时间。同时，标准起草工作组成 员认真学习了 GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第 1 部分： 标准化文件的结构和编写规则》，结合标准制定工作程序的 各个环节，进行了探讨和研究。 标准起草工作组经过调研、咨询，收集、消化有关资料， 参考相关管理办法和规范，结合各起草单位实际工作与项目 开展情况，于 9 月份编写完成了标准草案，并对标准起草的 总体框架和具体条款进行了修改完善，完成了标准征求意见 2 准备工作，并将相关材料报送山东省保密协会。 二、标准制定的目的和意义 制定团体标准有利于推广各单位在涉密档案数字化加 工服务方面先进的项目实施经验与日常保密管理经验，实现 团体规范与示范效应，促进行业创新有序高质量发展。 三、标准编制原则、主要技术内容 （一）标准的编制原则 本文件的制定工作遵循“统一性、协调性、适用性、一 致性、规范性”的原则，本着先进性、科学性、合理性和可 操作性的原则，按照 GB/T 1.1—2020 《标准化工作导则 第 一部分：标准化文件的结构和起草规则》给出的规则编写。 （二）标准主要技术内容 1.本文件包括范围；规范性引用文件；术语和定义；服 务规范；业务管理；评价与监督6个章节。 本文件规定了涉密档案数字化服务的总体要求、人员管 理、信息系统和设备管理、场所管理、访客管理、过程管理、 成果管理、业务管理以及评价与监督。 本文件适用于涉密档案数字化加工服务规范。 2. 第三章术语和定义 中说明了 本文件 采用 DA/T 68.1-2020《档案服务外包工作规范 第 1 部分：总则》、DA/T 68.2-2020 《档案服务外包工作规范 第 2 部分：档案数字化 服务》界定的术语和定义。 3 3.第四章阐述了进行档案数字化加工服务的总体要求、 前期工作及具体管理要求包括人员管理、信息系统和设备管 理、场所管理、访客管理、档案数字化过程管理和成果管理。 4.第五章说明了承接业务应具备相应保密资质，并建立 管理台账。 5.第六章对承包方接受评价与监督进行了规定。 四、采用国际标准和国外先进标准的情况，与国际、国 内同类标准水平的对比情况 本文件未采用国际标准和国外先进标准。 本文件与相关国家行业标准协调一致。 五、与有关的现行法律、法规和强制性国家标准的关系 本文件与相关法律、法规、规章及相关标准协调一致， 没有冲突。 六、标准涉及的相关知识产权说明 无。 七、重大分歧意见的处理经过和依据 无。 八、其他应予说明的事项 无。 标准起草工作组 2023 年 10 月 7 日 4