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会前准备工作相关知识 教学提示： 重点：会议项目策划； 难点：会场布置 ¡做好会前的准备工作，是开好会议 的先决条件。 ¡小型的会议，准备工作比较简单； ¡大型的会议，准备工作比较复杂， 并且越是重要的会议，准备工作越 是复杂。 1 会前准备工作的主要内容： . 1拟定会议预案 . 2会议目标，议题的确定 . 3会议议程，日程的确定 . 4会务工作分工与会议成本核算 . 5会场布置和文件准备 . 6会议通知的拟写和发送 . 7会前检查 2 会议策划的基本要素 • 会议要素 • 会议主题与议题 . 会议场地与会议室布置 会议发言人 . 会议通知 . 事务安排 会议专业活动 住宿安排 餐饮活动 学术访问安排 社会活动安排 会议附设展览 会议的可进出性 3 小技法 注意问题 • 1、下一级会议可以解决的或者分管领导可审批解决的问题一般 不要安排上级会议讨论； • 2、单位祖师的业务会议同党、团、工、青、妇等会议讨论的议 题要有所区别； • 3、提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会 前几天经领导审批后，发给有关负责人阅读，准备意见 • 4、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证会议质量； • 5、一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所 需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和1~2个小议题为宜； • 6、尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论； • 7、应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情 况下提供会议讨论。 4 会务工作分工 . 为保证会议的顺利进行，应挑选工作人员组成会务组， 会务组下面还可以再分工作小组。 . 一般大型会议设秘书处来负责会议的组织协调工作，下 设的工作小组可以是以下几类。 . 一秘书组。负责会议的日程和人员安排，以及文件、 简报、挡案等文字行工作。 . 二总务组。负责会场、接待、住宿、交通、卫生、文娱 活动、以及车辆调度、设备保障、用品发放与管理、经 费预算及筹措，财务管理等工作。 . 三宣传组。负责指定会议公关计划，组织、安排记者采 访，提供新闻稿、承办记者招待会、录制会议音像资料 等。 . 四保卫组。负责大会的安全保卫工作。 5 会议成本核算 . 中型会议投入的成本比较大，必须进行成本核算。 会议成本包括两部分： . 一部分是“显性成本” 即会议明显的耗费，如会场 租借费、文件材料费与会人员的交通费等。 这 些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。 另一部分称做“隐性成本”，即与会者因参加会议 而随时的劳动价值,一般不大为人们所注意的成 本。这部分劳动价值以每小时工资的三倍再乘以 二计算。 6 会议场地 • (一)大会议室与小会议室 • (二)休息室 • (三)厅堂 • (四)登记台 • (五)办公室 • (六)展览场地 • (七)存储区 . 请欣赏会议场地布置的图片 7 教室型亦称而字形 8 E教室形 9 叠层U形 10 董事会长方形会议室 11 U形于马蹄铁形 12 . 中空-椭圆形 13 • 准备会议文件、证件 会议文件的种类 • ① 会议指导文书。包括上级会议文书、上级 指示文书、本级开会起因文书等。 • ② 会议主题文书。包括开幕讲话报告专家发 言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。 • ③ 会议程序文书。包括议程文书、日程安排、 程序讲话等。 • ④ 会议参考文书。包括各部门统计报表、财 务报表等。 • ⑤ 会议传达文书。包括会议通知等。 • ⑥ 会议管理文书。包括开会须知、议事规则、证件14 要求、作息时间、生活管理等。 中空——长方形 中空-正方形 16 中空圆形 17 二、会议室的布置 • (一)会议是布置的模式 剧场一层 18 北青盈之宝剧场 19 杏坛剧场 20 二、会议室的布置 . (一)会议是布置的模式 剧场一层 21 会议基本设施的布置 • (1)讲台 • 桌式、立架式或者其他配有音响系统的优质讲台。水杯、文具笔、 纸张、镭射笔。通道的照明问题，线缆隐密性。讲台中间挂会议 名称 • ①站立式讲台。 ②有灯光的讲台。 22 (2) . 话筒 • 无线话筒；微型话筒；固定立式话筒 23 (3) .写字板及水笔 配合投影仪，也要备有彩色水笔 24 会前检查要注意的问题： (1) 文件的起草，校对，印刷，分装。 (2) 住宿条件及情况。 (3) 会场的基本设施，安全保卫设施等。 (4)装饰的镜子是否会反光。 (5) 物品的准备情况。 25 26