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办公室事务管理 介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容， 帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。 该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心” 的课程范型， 采用案例教学、叙述教学、启发式教学、录像教学、实训法教学、讨论式教学、情景模拟教学的方法组织 教学。 办公环境管理的内容与要求； 办公环境管理的措施。 日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法 接打电话的程序和要求； 印信的管理方法与要求 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 收进和寄发邮件的程序和基本技能。 如何布置办公室； 办公室安全管理的方法与技巧； 识别办公室安全隐患 制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法 接打电话的程序、技巧和礼仪 印信的管理制度以及如何使用印信 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 收进和寄发邮件的程序和基本技能 技能训练。 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、 听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 方便 ?舒适整洁 ?和谐统一 ?安全。 2.环境的布局与布置 （1）布局 ?封闭式布局。 ?开放式布局。 1 （2）布置 常见的布置方法有: ?办公桌上的物品应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可及的地方; ?要使领导坐得舒适，办公椅应有靠背。要使领导缓解疲劳则可以用旋转椅来调 节方位。 ?对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑到其他人员对设备的使 用，布置时既要方便他人，又不要妨碍领导的工作。 1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。 (1)有效地使用颜色。 (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、 和谐的环境。 2．照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。 光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降 低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光； 光源宜置高处，并从后方或左侧射入；办公室宜多用几只光度较弱的灯，以取代一个 光度较强的灯，使光线匀散而非集束。 听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音如伴奏音乐或愉快交谈的 声音；噪音，如办公机器的震动声为有害的声音。声音的强度单位为分贝(db)，一般说来 超过70分贝即为噪音，超过130～140分贝使耳痛，超过150分贝使内耳结构破坏，以致耳聋。由于办公室所处的周围环境常有噪音发出，如小汽车、摩托车、卡车的喇叭声，工 作人员的谈话、开会、打电话的声音和人们不必要的活动等。因此，控制有害的噪音就成 为办公环境管理又一重要任务，那么，如何控制噪音呢? 1、消除噪音的来源 2．用吸音的材料以减少噪音的影响 3．适量音乐的播放 办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精神消耗，增强 舒适性而经过精心调节过空气的办公室。 1、温度 一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15～20?。 2．湿度 一般来讲，最适宜的湿度为40％一60％． 3．空气流通 、 一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良好 的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。 4．空气的净化 2 为减少办公室的污染和尊重所有工作人员的感受，办公室内应该禁止吸烟，以保证空 气的新鲜。办公室内空气的净化包括打扫，拖洗，擦净，上蜡与打光，用吸尘器吸尘，净 化家具，粉刷墙壁和天花板等。 保健，又叫健康保护。 组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下一些。 1、 定期健康检查 2．灌输卫生知识 3．采取疾病预防 4．保持环境整洁 5．推行健身运动 6．举办康乐活动 要做好安全管理工作，首先 （1）树立健康安全意识 （2）识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑 措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音 控制不当等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备 有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。 办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器 摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关 的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识 别有关的安全标识等。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物