合同档案管理制度.pdf

Word 合同档案管理制度 合同档案管理制度 篇1 1、合同文档管理可以以年月结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁， 要查明缘由，准时处理，并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录 为根据，编制合同统计清单。 4、合同管理组应依据实际需要编制合同档案检索工具，以便 有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档， 确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后， 方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。 合同原件无特别状况不得外借。 6、合同文档的保存条件：防火，防潮。 7、合同文档必需专人负责管理。 合同档案管理制度 篇2 1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司合同管理组集中 统一管理，以确保档案完好、完全和有效利用。 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部 合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、 第 1 页 Word 积累、整理、归档工作体系，并确定一名特地人员负责合同文档管理。 合同档案管理制度 篇3 合同档案管理应着眼于全局 有别于一般文书档案，合同档案的收集、整理和组卷都有很大 的不规律性，不行能希望它会像一般文书档案那样按时、定期送上门 来，稍不留神，就会消失遗漏。 因此，在合同档案的收集、整理过程中，合同档案管理人员应 当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的详细内容，了解合同的 履行状况，从而确定合同档案的归档范围，并随状况的改变不断进行 修订和补充，从而使合同档案准时、完好地归档有了制度保证。 在实际的工作过程中，合同档案的管理人员还应用系统、进展 的目光看待收集到的合同档案材料，为今后可能消失的该合同的各 种相关或补充材料留下余地。 在供应档案合同利用时，可以准时主动地供应相关材料上门服 务。 总而言之，要着眼全局，做到未雨绸缪，才能保证合同档案收 集的完好、准时，进而发挥应有成效，维护当事人的合法权益。 收集应准时 这要求档案工作人员了解合同的办理状况，正式合同文本签字 仪式都应到场，合同文本一经签字、盖章、公证后就准时收集归档。 第 2 页 Word 对于其他相关的合同材料已经履行过程中当事人之间全部有 关合同内容的意思表达信件、催告函件等，也应实行随时收集的方法 归档，避开合同档案的遗漏准时效的损失。 收集范围应留意全面与精确 通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与精确性的要求较之于其他种类的档案要 高许多。 这就要求档案管理人员熟识相关的法律法规，了解合同的办理 状况，保证不遗漏与合同有关的档案材料，能够精确、有力地反映当 事人的合法权益。 供应利用应留意规范 鉴于合同档案的重要意义，档案部门在供应利用时，除特别状 况时一般不应供应合同文本原件，而是供应复印件，既便利了利用又 削减了磨损，同时对合同档案的查阅也应制度化，对于事关单位机密 的合同档案应实行保密措施，以免泄露单位机密。 档案管理与业务部门的协作互动 要做好档案合同的管理工作，离不开业务部门的合作与支持。 同时，档案部门也可以发挥主观能动性，协作业务部门定期检 查合同的办理状况，对办理完毕的新合同或补充协议等准时归档，清 理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理状况进行通报催促。 第 3