归档文件整理规则培训讲义.pptxVIP

归档文件整理规则;内 容;一、2016版与2000版的不同：;1、标准适用范围由纸质文件扩展到纸质和电子文件（立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料) 2、增加归档文件档号编制 3、明确装订方法 4、统一为件号，去掉馆编件号 5、调整归档章和编目项目 6、增加了页码的编制要求; 适用范围：适用于所有单位文书档案整理，其他门类的档案可以参照执行。有特殊规定的除外。 执行时间：2015年10月25日发布，2016年6月1日起执行《归档文件整理规则》 ;二、整理原则及流程：;（二）归档文件的整理流程;纸质归档文件整理的八个步骤： 1、区分全宗； 2、组件和装订； 3、分类； 4、文件排列； 5、编制档号； 6、编目； 7、装盒； 8、排架。 ;（一）、区分全宗;2、区分全宗是档案整???工作的首要环节。一个单位的所有文件并不都是档案，哪些材料需要归档，哪些不需要保存，各单位结合本单位工作实际，依据国家档案局8号令，参考本单位业务工作规定，突出机关特色，突出以“我”为主，要有针对性、实用性和可操作性，准确界定《文件材料归档范围和文书档案保管期限》;需要归档的文件;坚持以“我”为主的原则;不需要归档的文件包括：; （三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 ;不需要归档这部分文件的处置方法： 制定不归档文件的处置制度，包括不归档文件的范围和处置方法。 首先，这部分文件进行鉴定和登记； 第二，留出备查时间，一般存一到两年； 第三，按照严格程序进行销毁（登记造册，监督销毁）； 第四，留存销毁清册； 部分无密级文件留在相关科室使用。 ;（二）、组件和装订；; 1、件的构成：;转发文与被转发文为一件； 原件与复制件为一件（手抄体、复印及传真件）； 正本与翻译本（中文本与外文本、少数民族文字文本与汉文文本）为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）； 简报、周报等材料一期为一件； ; 会议记录或会议纪要如果是用一般散纸记录的一般一次为一件，如果是用记录本记录的一年一本的，一本为一件； 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，为一件，批复放在前面。也可以分别保存为两件。如果请示与批复文件相隔时间过长，甚至跨年度的，应该保存成两件。在备考表和目录中说明批复的档号，指明存在哪个位置。 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件（文件与文件处理单、拟办单、发文稿纸、传阅单、领导批示的签批条等）。 ; 行政审批、处罚等材料：机关行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料，以及行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料，一次审批或处罚材料之间联系紧密，如各自组件会影响档案的检索利用。一般情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料应作为一件。 或保存为行政执法案件档案。 ;2、件内文件排序：;另外： （1）会议记录应按照时先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序； （4）机关工作中形成的行政审批、审查、核准、处罚、处分、复议、国家赔偿等材料如按“件”整理，则应结论性材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。; 3、件的修整;4、装订：;装订要求：;装订方法;三孔一线;;;直角法;5、编页码：纸质归档文件一般以件为单位编制页码;（三）分类：年度、保管期限、机构（问题）;制定分类方案 ;年度分类法：; 2、跨年度形成的文件 :机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。 3、几份文件作为一件时，“件”的日期 不只是单份文件，转发文与被转发文、来文与复文等作为一件时，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。 ; 4、文件没有标注日期: 此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。; 保管期限分类法：永久、定期30年、定期10年 机构（问题）分类法：形成或承办机构，涉及多个机构的归入主办机构 ;;保管期限的划分;定期保管的文书档案主要包括：;（四）排列;（五）编号：;1、档号的编制：依据分类方案和排列顺序编写档号;档号的