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浅谈防范采购与分期付款环节的差错和舞弊 一、 采购业务的组织和管理 宝钢股份的采购是集中、统一的，除董事会指定的采购外，二级工厂（部和部门）不得自行采购。规定了涉及采购业务部门的职责， （一） 设备采购项目管理 主要是各生产厂、部等使用单位。当生产经营需要物资时，就会提出购买需求。其主要职责是，制订重要材料采购技术质量标准，提出需求计划，按计划领用，确定机旁备料。（1）制造管理部，负责制定原燃材料采购技术质量标准及其进厂检验化验，编制原燃料使用、进厂计划及其管理。（2）设备部，负责备件采购年度预算和执行控制管理，编制备件年度计划和日常计划，编制非生产材料年度计划和审核日常非生产材料计划，备件采购技术质量标准管理，外购物资进厂计量及计量异议处理，负责备件验收、库存和供应管理。（3）成本管理处（成本处），负责编制年度零固预算资金和计划，负责年度零固采购预算审核、下达和控制管理，新增零固设备购置的立项审批，审核并下达有关采购供应商委托代理费率。（4）固定资产投资管理处（投资处），组织审查设备可行性研究和初步设计，审定和控制设备概算，确定和报批可研阶段设备招标范围，负责委托宝钢国际引进设备的采购管理工作。（5）设计管理处（设计处），编制设备设计委托任务书、设备清单，组织编制及审查设备招标文件技术部分，确定和报批初步设计阶段设备招标范围。 （二） 材料采购合同 按照采购物资的种类，（国外采购业务委托宝钢国际）。（1）采购部统一负责公司生产所需的原燃料、辅助材料、备件和零星固定资产的采购，公司年度采购预算的编制和执行控制管理，编制、执行和下达采购计划，供应商开发和管理，采购及运输合同管理，一般材料采购技术标准确定，组织采购质量异议处理，负责采购资源市场调研、分析和预测；负责材料的验收、库存和供应管理。（2）工程设备采购处（设备采购处），负责组织参加设备设计审查会议，引进设备合同中“设备检验”内容的谈判及确认工作，以及合作制造、国内标准件内容的确认工作，对设备供应商的资质审查，按择优、择廉、择近、货比三家的原则进行设备供应商的选择、确定工作，组织国内设备制造厂（设备设计单位）、工厂设计院、项目组、施工单位等进行合同前的技术交底，并草签技术协议。 （三） 加强财务分析资料管理 负责采购资金管理工作，采购业务、存货的会计核算和财务管理工作，编制采购业务、存货管理相关的财务分析资料，行使财务管理职能，使采购业务符合公司及相关财会制度规定。 （四） 环境检查部门环境检查部门 根据公司采购方面的规章制度及各部门职责权限和规定，定期和不定期地进行内控检查。 二、 请购买程序控制软件 （一） 《工程设备采购管理办法》对第2代采购单进行了针对 采购业务的第一环节，是根据公司年度生产计划和预算，编制采购计划，由已获授权请购的有关部门或人员根据单位预算，在实际需要时提出采购申请，并按规定办理相应请购手续。宝钢股份的《采购供应管理制度》和《技改工程设备采购管理办法》明确规定，由采购部编制原燃料、材料的年度采购计划和资金预算，设备部编制备件的年度采购计划和资金预算，设备采购处编制工程设备的年度采购计划和资金预算，同时执行经公司批准的采购预算，各部门负责定期分析，并采取措施控制预算执行精度。采购申请由使用部门根据需要提出，或由采购部门根据计划提出，在线部分输入计算机系统，由系统统一管理，未上线部分填制手工请购单，由专业管理部门统一调配。宝钢股份请购部门特别强调请购需求的审核管理，例如在公司原燃料请购管理中，应用了专家系统进行合理资源配置，确保请购需求的依据充分、要求合理、请购单填制正确。 （二） 细化采购计划 对采购申请审批人的职责、权限和程序有严格规定，由各审批人根据预算、库存及生产需求等情况，依据公司规定对采购申请进行审批、受理平衡，生成采购计划。 三、 合同程序的控制 （一） 建立成本-收益管理系统 采购人员依据采购计划和市场信息，需要确定采购价格和选择供应商。宝钢股份对采购价格的确定有严格规定。（1）原燃料价格确定。1）采购部根据公司年、季、月配矿配煤和炼钢原料使用或调整方案，制订对应的采购方案，包括采购品种、数量、价格、采购方式和时间等内容，报公司领导批准后执行。2）采购部根据公司领导审批的采购方案，组织价格谈判小组代表公司对外进行商务谈判，将谈判结果汇总形成书面材料报公司领导，并报成本处备案，形成价格信息库。（2）材料价格确定。由采购部组织招标、比价和核价确定，单品种价格因素导致超预算或预算外采购超支额大于100万元的采购定价，必须报公司领导审批。（3）备件价格确定。由采购部组织招标、比价和核价确定，其中备件重复订购价格超历史价、计划价确认，按《备件计划管理制度》执行，单项备件采购额大于300万元的采购定价必须报公司领导审批。制定招标采购、比价采购、核