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资料——结算的咽喉 项目经营全过程商务资料要点 主讲人：曹 莉 1.夯实项目管理全过程成本资料、索赔资料。 2.提升业主结算资料完备性 ，加快结算速率。 学习目标 课程大纲 一、 全过程商务资料 单元目录：全过程商务资料 基础文件类 政府发文类 发包人指令类 会签资料类 6 内部管理类 （一） 商务过程资料分类 监理函件类 7 影像资料 2 5 1 3 1、 基础文件类资料。 该类资料由相应部门留存原件 ， 在项目竣工前1个月商务人员按照结算 需求进行收集整理 ， 资料责任人负责提供。 明细如下表： （一） 商务过程资料分类 序号 具体种类 证明目的 管理要求 资料责任人 1 前期项目审 批手续 证明项目是否具备 开工 条件 项目部留存国有土地使用权证、 建设 工程规划许可证、建设用地规划许可证、 建设工程施工许可证及图纸审查批准文 件复印件并做好收发文记录，若发包人 前期项目审批手续不全及时发文提出。 项目总工 2 招投标文件(招标图 纸、投标图纸、商 务技术标投标文件） 证明双方已经达成 一致 的事项 ，是索赔程序、时 限、事 项的依据 ，是索 赔内容的权利基础 保留原件（电子版资料需留存好传递痕 迹） 商务经理 3 合同及补充 协议 4 中标通知书 5 图纸（实际施工图 纸、竣工图纸） 1、主要包括图纸应发时 间、图纸实发时间、图纸 接收时间 ，通过时间节点 的固定证明因图纸下发迟 延导致的工期延误；2、 留存有效的竣工图纸 1、规范收发文记录 ，确保时间准确、 人员签收有效。 项目总工 2、最好以发文带附件形式收发图纸； 若过程中连续接收多版图纸 ，与 发包 人明确图纸内容， 明确记载。 3、竣工图纸发包人认可 ，盖章齐全， 具有效力。 （一） 商务过程资料分类 2、政府发文类。 主要为工程签证、 抢工、 索赔提供佐证 ， 商务人员需在结算书准备阶 段收集 ， 同时进行资料分析 ， 从而筛选出可以作为有力合规的证据文 件。 明细如下表： （一） 商务过程资料分类 序号 具体种类 证明目的 管理要求 资料责任人 1 各类政策法 规、 行政指令、 主要证明停工起止时 间 记录文件编号 商务经理 2 红头文件等 记录发文原地址（主要包括当地 建委网站、 住建部网站、 标办网 站、 政府官网） ，若以公报、 报 纸形式 发文 ，注意留存原件。 项目总工 3 气象资料 主要证明是否达到合 同约定的恶劣气候条 件标准 ，进而确定工 期顺延起算点 现场记录每日天气情况 ，制作晴 雨表报监理及发包人确认 ，对达 到合同约定的恶劣气候条件的情 况应明文标注。 项目副经理 4 联系当地气象部门 ，定期收集气 象资料。 项目书记 （一） 商务过程资料分类 3、 发包人指令。 该类资料主要来源发包方 ， 需要登记清楚资料时间 ， 资料中签字人员 要为有效人员。 项目商务需在全周期内 ， 跟踪该类资料 ，及时向资料 责任人收集资料。 要求项目建立传递机制 ， 做好资料传递。 （一） 商务过程资料分类 序号 具体种类 证明目的 管理要求 资料责任 人 1 初步方案 主要证明方案实际发 出时间 与方案应发出 时间的时差 1、对初步方案有异议 ，要及时发文 提出。 项目副经 理 2、初步方案未及时发出时 ，应发函催促 ，并列明对我方的施工影 响。 项目总工 2 开工文件、变 更、工程指令 单、签证通知 单等 主要作为工期顺延起 算点、 合同价格调整 的依据 1、根据发包人发文内容进行相关 工作后 ，应及时与发包人确认工 作 成果及相关费用并形成书面资料。 项目总工 2、如对发包人发文存在异议应及时回复并留存发包人签收原件。 3 发包人审批意 见 主要作为工期顺延起 算点、 合同价格调整 的依据 1、确保签字流程符合合同约定 ，如 时效、审批人等 ，确保审批人 具有 合法有效授权。 商务经理 2、核对笔迹 ，确保是本人签署。 3、若审批意见未能达到合同约定 的生效条件时 ，如应盖章而未盖 章 ，应要求发包人盖章 ，如发包人拒绝盖章 ，可作为监理会议纪要、 其他发文的附件辅助证明。 4 甲指函件 证明甲指分包、分供 业主方出具的甲指函件 ，确定具体的分包分供名录 商务经理 5 甲指分包、分 供承诺函 主要为结算、付款做支