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会议费管理方法

1总则

为加强公司会议费管理，压缩会议费开支，依据集团公司有关规定，结合公司实际状况制定本方法。

2会议范围包括公司内部各单位承办的会议和外出参加的会议。

本方法“以内”、“以下”含本数，“以外”、“以上”不含本数。

本方法适用于公司和子公司。

2公司内部各单位承办会议的管理

2.1会议原则

承办会议单位应以精简、节约、提高会议效率为原则，严格限制会议数量、会期、规模，应当充分利用电话、电视、网络视频等方式召开会议。

2会议费开支范围及标准

会议费开支范围包括必要的场租费、会议用品费、交通费、食宿费、评审费及其他。

会议用品费管理：会议用品包括会标、席位牌、茶水、酒水、鲜花、水果、纸笔、音响设备、投影仪、纪念品等。利用公司会议室召开会议，承办会议单位应依据须要向公司办公室申请会议用品，由公司办公室统一支配；利用宾馆等场所召开会议，除纪念品以外的会议用品应包括在会议室租赁费中；严格限制会议纪念品的发放，经公司批精确需发放纪念品的，公司办公室按批准的纪念品标准统一办理，筹办会议单位凭审批单到公司办公室领用，费用记入当次会议费;筹办会议单位应尽可能削减印发纸质会议资料，提倡运用投影设备播放资料供参会人员阅知。

餐费标准：重要会议经审批同意支配用餐的，一般应支配便餐，特别状况下可支配宴请，一般只支配一次正式宴请。中午一般支配便餐，尽可能利用公司食堂或外买送餐或自助餐，标准为每人每餐20元以内；晚餐便餐可适当提高标准为每人每餐50元以内；宴请标准分为两个档次，公司董事长或总经理宴请为每人每餐60-140元以内（不含酒），公司副总级宴请为每人每餐60-100元以内（不含酒）；经批准在高级宾馆（指三星级以上星级宾馆）或经济发达消费高端地区承办的高规格会议，便餐或宴请可适当提高标准。宴请用酒标准由公司办公室拟定，筹办会议单位凭审批单到公司办公室领用（未用完的酒应悉数退回公司办公室），费用记入当次会议费。

评审费标准：设计联络会、产品验收会、管理项目验收会（认证会）等所发生的专家评审费标准一般为每人1000元以内。

2.2.5其他有关规定：承办会议单位要充分利用公司会议室召开会议,严格限制在宾馆召开会议，原则上不得在高级宾馆召开会议。必需在宾馆召开的会议，原则上应支配在公司签约宾馆。在乐山市范围内召开会议，公司参会人员一般担忧排住宿，必要时只支配工作人员住宿,并尽量支配公司交通工具。在本市以外召开会议或在高级宾馆召开会议，会前必需经公司总经理审批同意。各类会议要尽量压缩工作人员。2.3会议费预算申报、审批

承办会议单位预料要发生会议费的，事前必需填写《会议费预算审批表》（见附录A）,经审批程序批准后方可实施。预算管理办公室要从严限制会议费开支标准，细致审核各承办单位会议费预算。

2.4会议用款

承办会议单位必需持有按程序批准的《会议费预算审批表》，在预算金额以内方可请款。

5会议费报销

承办会议单位在会议结束十个工作日以内应办理报销，报销凭证应附经公司批准的《会议费预算审批表》、按费用类别分项粘贴的发票等原始凭证（其中自制凭证见附录B）,经承办会议单位领导审批后据实报销。公司参会人员、工作人员只报销经批准发生的住宿费和往来交通费等，不享受补助。

会议费报销时除总预算不能超预算外，分项费用也应限制在预算范围内。超预算开支的费用原则上不予报销，如特别缘由确需报销，可在承办会议单位基金扣减。

3外出参加会议的管理

公司要严格限制外出参加的各种会议，特别是到风景区、旅游点的会议。

公司外出参加会议的人员，必需持有经公司总经理批准（集团公司内部组织的会议经主管公司领导批准）的会议通知及会议费标准方可请款。

外出参加会议的人员在会议结束十个工作日以内应办理报销，报销凭证应附经公司批准的会议通知或会议费标准、按费用类别分项粘贴的发票等原始凭证，经所在单位领导审批后据实报销。

4会议通知或会议费标准中明确会议费含食宿费或食宿费由主办单位担当的，不报销住宿费，不享受伙食补助，可享受公杂费补助；明确住宿由主办单位统一支配公司自理的，住宿费凭票据实报销。

4会计核算

资产财务部在报销会议费时，应依据会议内容或承办会议单位、外出参会人员所在单位性质分别在“在建工程”、“生产成本”、“研发支出”、“制造费用”、“管理费用”、“销售费用”等科目列支。

5附则

本方法由资产财务部起草并说明。

本方法经公司批准后发布，自发布之日起施行。原《关于会议费用的管理和核算规定》同时废止。公司其他规定与本方法相冲突的按本方法执行。