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文件管理程序
编制：
审核：
批准：
颁布日期：2020年01月10日实施日期：2020年01月25日
目录
27963封面 1
4756目录 2
TOC\o1-3\h\u279631.0目的 3
47562.0范围 3
166513.0职责 3
251074.0工作程序 4
86784.1文件和资料的分类： 4
166684.2文件和资料的管理 4
125724.3文件的标识与有效版本 5
315214.4管理体系文件的更改 5
15904.5管理体系文件的编码 6
174035.0相关文件： 7
241436.0相关记录： 7
601文件修定履历表 8
文件管理程序
1.0目的
确保公司管理体系文件、有关法规、标准及技术资料的审批、发布、保管、更改、收回和处理，确保相关文件处于受控状态，防止误用失效或作废文件。
2.0范围
质量、环境及职业健康管理体系实施中所涉及的有关文件和资料，包括管理体系文件、技术性文件、外来文件与顾客提供的文件等。
3.0职责
3.1总经理：负责管理手册和程序文件的批准签发。
3.2管理者代表：负责组织手册和程序文件的编写和审核；负责作业指导书、管理性文件和记录表格的批准。
3.3企管部负责：管理手册、程序文件、作业及管理性文件版本的有效性控制；文件和资料的归档保管工作；文件的借阅、归还手续；对归档责任方的职责进行监督检查。
3.4各部门负责作业指导书、管理性文件和记录表格的编制，各部门经理负责本部门相关作业指导书、管理性文件和记录表格的审核以及形成记录性文件的保管；
3.5企管部负责：各专业的技术标准、规范、通用图等版本的有效性控制；
3.6研发部负责：设计硬件和软件管理、修订，软件版本的有效性控制；
4.0工作程序
4.1文件和资料的分类：
管理体系文件包括质量、环境、职业健康安全管理方针、目标、方案和管理手册等。
文件和资料分为三类，即管理体系文件、技术性文件和外来文件资料。
4.1.1管理体系文件
4.1.1.1管理手册；
4.1.1.2程序文件；
4.1.1.3作业文件；
4.1.1.4记录。
4.1.2技术性文件
4.1.2.1产品各阶段的图纸、文件、技术书和说明书等；
4.1.2.2技术性标准、规范、通用图、手册、图书类资料；
4.1.2.3环保、节能、安全、概（预）算等法律、法规及政策性规定；
4.1.2.4设计开发中应用的计算机软件。
4.1.3外来文件、资料
4.1.3.1国家、行业、国际标准的最新版本，定期更新《外来文件分发记录表》，在公司范围通报，电子文档形式的文件，应及时上传公司内部网站供查阅。
4.1.3.2外部审批文件；
4.1.3.3顾客提供的文件资料。
4.2文件和资料的管理
4.2.1管理体系文件的编制
公司所有体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定制定：
序号
文件类别
制定
审核
批准
1
管理手册
相关部门
管理者代表
总经理
2
程序文件
相关部门
管理者代表
总经理
3
作业指导书
相关部门
相关部门经理
管理者代表
4
记录表格
相关部门
相关部门经理
管理者代表
4.2.1.1管理手册、程序文件受控版本由企管部加盖“受控文件”印章予以标识，发放时持有人在《文件分发回收记录》签字备查。非受控文件，经管理者代表同意，方可对外提供；
4.2.1.2作业文件按需要，由企管部登记发放；
4.2.1.3有关管理体系的公文函件由企管部转发。
4.2.2技术性文件管理发放
4.2.2.1有关国家、地方技术规范、标准、设计手册等，由企管部按总经理批准的发放范围发放；
4.2.2.2技术性文件、通用归档文件等由研发部管理，按《文件管理程序》进行归档和借阅管理。
4.2.3顾客提供的文件资料，归档前由研发部登记管理。
4.3文件的标识与有效版本
4.3.1所有管理体系文件均按《文件管理程序》进行管理。
4.3.2技术标准、规范、设计软件等由研发颁布有效版本目录，下发执行，并在《外来文件登记表》中予以记录。
4.3.2各部门应根据本部门的特点对所需资料进行搜集、整理，并在《文件和资料最新状态一览表》中予以记录。
4.3.4过期作废文件要隔离存放，加盖“作废”章予以标识。为修订备查的目的而保留的作废文件应加
盖“作废留存”章，无保留价值的作废文件填写《文件修订/清毁申请表》，经审批
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