2023年公司文件档案管理制度篇.pdfVIP

2023年公司文件档案管理制度篇

公司文件档案管理制度1

第一章文件管理制度

第一条本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外

界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、

归档全部过程的办理与限制。

其次条公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由

综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的

打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。

第三条各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登

记、归档,建立文件的收发登记簿。

第四条公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、

通告、确定、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。

第五条以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公

司关于人、财务方面的重要确定,发文字号为:×××公司发

[××年号]第×号。

第六条公司内部行文及对外发文,必需运用行文卡,拟

稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。

第七条发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登

记后,方可盖章行文。

第八条打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复

印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由

打字员先行校对、撰稿人再校。

第九条制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关

部门协商会签。

第十条综合管理部对传阅的文件要刚好收回处理。

第十一条公司重要文件资料及各部门接收的重要外来

文件要刚好叫中和管理部归档。

其次章档案管理制度

第十二条公司的档案工作基本原则是:集中管理与分

散管理相结合,以集中管理为主。即公司档案由综合管理部

集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便刚好利用、

维护档案的完整与平安。公司各部门在各项活动中形成具有

参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的

文件、资料刚好归档。

第十三条公司综合管理部设特地档案工作,负责管理

公司的全部文书、科技材料等档案,进行收集、整理、立卷、

鉴定、保管。

第十四条归档资料包括:

1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同;

2、公司会议记录、纪要、确定;

3、公司制订的安排、统计、预算、决算、工作总结;

4、会议形成的领导讲话、文件;

5、公司对外沟通的文件、协议、报告等;

6、公司各部门的发文;

7、其它具有保存价值的文件、材料。

8、外单位发给各部门的抄送信件;

9、公司营业执照、税务登记证等重要文件;

10、要的科技文件、技术资料、方案。

第十五条档案的借阅

1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,

不能带出,必需带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合

管理部负责人批准。

2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,

不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。

3、文件复制需经综合管理部负责人批准。

公司文件档案管理制度2

总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收

集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完

整和平安，特制定本制度。

适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管

理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或运用

的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版

物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，详细内

容包括：

1、上级机关召开的须要贯彻执行的会议的主要文件材

料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：

行政部）

2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、

题词、照片和有特别保存价值的录音、录像等材料；（主要

收集部门：行政部）

3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。

（（主要收集部门：行政部）

4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、

确定等；（主要收集部门：行政部）

5、公司制订的安排、统计、预算、决算及工作总结；；

（主要收集部门：行政部）

6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政

部）

7、公司各职能部门在工作中形成的工作安排、总结、

报告