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第四篇会务文书

内容提要及学习提示：

会务文书的拟写和处理在现代秘书写作中占有重要地位。通过本篇的学习，了解组织一次重要会议需要准备的材料以及作为一名秘书应该具备的素质；掌握领导讲话稿的起草、撰写，会议日程、会议议程的组织、安排，掌握登记簿、通讯录的准备、使用；学会作会议记录、写会议决议、会议报告；掌握一次会议从准备、到安排、到组织、到会后文书整理的过程处理。本篇分四节介绍比较常用的开幕词、闭幕词、领导讲话稿、会议记录、会议决议、会议报告、会议用表格文书的相关知识，要重点把握这些会务文书的结构以及写作要求。

第六章会务文书

第一节开幕词、闭幕词

一、开幕词

(一〕概念

开幕词，是在大型会议或重要会议上有关领导在会议开始时向与会人员宣布会议开始并发表的致词。

开幕词的作用表现在：

〔1〕说明会议主旨及其指导思想；〔2〕说明会议程序；

〔3〕提出会议本卷须知；

〔4〕引导会议围绕既定主题和议程顺利进行。

二、格式

开幕词一般包括标题及正文两大局部。

1.标题

常见的开幕词标题有三种写法。

其一为会议全称后加“开幕词〞，标题下面外加括号注明开会时间，再下面那么是宣读人的姓名。如：

中国共产党第十二次全国代表大会开幕词

〔1982年9月1日〕

邓小平

其二是把致开幕词的领导人姓名写进标题，标题下面注明开会时间。如：

xxx同志在省纪检监察第二次

代表大会上的开幕词

〔xxxx年xx月xx日〕

应当说明的是：这种标题写法，多在报刊发表时使用。

其三是以内容为中心的标题写法。这种写法用时使用主标题和副标题、标题下面加括号注明致开幕词者的姓名。如：

我们的文学应走在世界前列

——中国作家协会第四次会员代表大会开幕词

〔巴金〕

2.正文

开幕词的正文包括呼语、开头、主体和结束语四个局部。

〔1〕呼语。即与会人员的称谓。呼语应视会议的性质和与会人身份而定。

通常，代表大会开幕词的称谓用“各位代表〞或“同志们〞，显得严肃庄重；而运动会、交易会、外事会议等那么多用“各位来宾、各位朋友〞或“女士们，先生们〞，显得客气礼貌；如果是党的会议，一般用“同志们〞三个字；如果是国际会议，要按照国际惯例来排列顺序，较常见的是：“各位嘉宾，女士们，先生们〞。称谓要顶格写，并且注意后加冒号。

〔2〕开头。即以简短有鼓舞性的语言宣布大会开幕。有的开头还简要地将开会的时间、地点、参加人员作个交待。

各位领导、各位来宾、各位代表、同志们：

在中组部、教育部党组、湖南市委的领导下，经过紧张而有序的筹备，中国共产党x市xx大学第一次代表大会今天正式开幕了。在此，我谨代表学校向前来参加这次会议的各位领导和来宾表示热烈的欢送和衷心的感谢！向各位代表和同志们致以诚挚的问候！

〔3〕主体。即是全文的中心或重点局部。它包括概要回忆过去的工作、成绩及教训；提出本次大会的指导思想，主要任务，会议的主要议题和议程；表达对与会代表的希望和要求；说明会议的意义和对会议作预示性的评价。

这次大会是xx大学组建以来召开的第一次党代表大会，具有重要的意义，将对某市的建设、改革和开展产生深远的影响。这次大会的主要任务是：以邓小平理论和“三个代表〞重要思想为指导，全面落实科学开展观，总结过去五年的工作成绩和经验，提出今后五年的开展思路和奋斗目标，发动全校共产党员和师生员工，继往开来，乘势而上，为把xx大学建设成国内一流、国际知名的创新型大学而努力奋斗。大会将完成以下议程：听取和审议党委工作报告；听取和审议纪委工作报告；选举产生新一届党委和纪委领导班子。

(提出本次大会的指导思想，主要任务，会议的主要议题和议程)

xx大学组建五年多来，在中组部、教育部、湖南市委、省政府的正确领导和大力支持下，在广阔校友和社会各界友好人士的热情关心和积极帮助下，坚持以改革促开展、以开展促融合，在教学、科研、社会效劳、党的建设和思想政治工作等方面取得了显著的成绩，综合实力大幅上升，知名度和影响力与日俱增，初步实现了从教学科研型大学向综合性研究型大学的转变，开始进入当今中国高校的第一方阵。在此，我谨代表xx大学向长期以来支持、关心某市