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采购部工作流程图及说明
2024-01-25
汇报人：AA
目录
采购部概述与职责
采购需求分析与计划制定
供应商寻源、评估与选择
采购执行过程管理与监控
采购成本控制与结算管理
采购绩效评估与持续改进
采购部与其他部门协同工作机制建立
01
采购部概述与职责
负责公司的物料、设备、服务等各类资源的采购工作，确保采购物品的质量、数量和价格符合公司要求。
制定并执行采购策略，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效率。
与供应商建立并维护良好的合作关系，确保采购渠道的稳定性和可靠性。
参与公司的项目规划和预算编制，提供采购方面的专业意见和建议。
采购部经理
采购专员
供应商管理专员
采购助理
负责与供应商的日常联系和管理工作，建立供应商档案，评估供应商绩效，确保采购渠道的稳定性和可靠性。
协助采购专员和供应商管理专员完成采购过程中的辅助性工作，如整理采购文件、处理采购订单等。
负责采购部的整体规划和日常管理工作，制定采购策略和计划，监督采购过程的执行和结果。
负责具体的采购任务，包括询价、比价、谈判、签订合同等，确保采购物品的质量和价格符合要求。
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04
03
02
01
根据公司的业务规模和采购需求，合理配置采购部人员，确保各项采购任务能够顺利完成。
采购专员按照采购计划和要求，负责具体的采购任务，包括询价、比价、谈判、签订合同等。
采购助理协助其他人员完成采购过程中的辅助性工作。
采购部经理负责整个部门的领导和管理，制定采购策略和计划，监督采购过程的执行和结果。
供应商管理专员负责与供应商的日常联系和管理工作，建立供应商档案，评估供应商绩效。
02
采购需求分析与计划制定
1
2
3
评估采购需求的合理性
根据公司的业务需求和预算情况，对采购需求进行评估和筛选，确保采购需求的合理性。
从各部门收集采购需求
与各部门保持密切沟通，定期收集采购需求，确保信息的准确性和完整性。
整理采购需求
对收集到的采购需求进行分类、汇总和整理，形成清晰的采购需求清单。
制定采购策略
需求分析方法
工具应用
根据需求分析结果，制定相应的采购策略，包括供应商选择、采购方式、合同条款等。
采用定性和定量分析方法，对采购需求进行深入分析，包括需求分析、市场调研、成本分析等。
运用专业的需求分析工具，如SWOT分析、PEST分析等，对采购需求进行全面、系统的分析。
提交审批
采购计划调整
审批流程
编制采购计划
根据采购需求和策略，编制详细的采购计划，包括采购物品、数量、预算、时间等。
经过多级审批流程，包括部门审批、财务审批、公司领导审批等，确保采购计划的合理性和可行性。
03
供应商寻源、评估与选择
询价采购
邀请招标
公开招标
通过发布招标公告，吸引潜在供应商参与竞标。
向多家供应商询价，比较价格和质量后选择合适的供应商。
向特定的供应商发出邀请，邀请其参与竞标。
对潜在供应商的资格进行审查，包括企业资质、生产能力、质量管理体系等。
资格预审
现场考察
样品测试
对通过资格预审的供应商进行现场考察，了解其生产现场、设备状况、员工素质等。
对供应商提供的样品进行测试，确保其符合采购要求和标准。
03
02
01
价格因素
评估供应商的价格水平是否合理，是否具有竞争力。
质量因素
评估供应商的产品质量是否稳定可靠，是否符合采购标准和要求。
服务因素
评估供应商的服务水平，包括交货期、售后服务等。
合作意愿与能力
评估供应商的合作意愿和合作能力，包括沟通能力、解决问题的能力等。
04
采购执行过程管理与监控
采购部与供应商经过谈判达成一致后，签订采购合同，明确双方的权利和义务。
合同签订
采购部监督供应商按照合同约定的交货期、质量、数量等条款进行生产或供货。
合同履行
采购部定期对合同履行情况进行跟踪监控，确保供应商能够按时、按质、按量完成交货。
跟踪监控
采购部根据生产计划及物料需求计划，与供应商协商确定合理的交货期，并严格把控实际交货时间，避免延误生产。
交货期把控
采购部制定明确的质量标准和验收流程，对供应商提供的产品或服务进行质量检查和评估，确保符合合同约定和公司要求。
质量把控
采购部在合同签订时明确数量要求，并在收货时对实际数量进行核对和确认，确保数量准确无误。
数量把控
变更申请
变更评估
变更审批
变更通知
当采购计划或实际需求发生变化时，相关部门需向采购部提出变更申请，说明变更原因和具体要求。
采购部对变更申请进行评估，分析变更对采购执行、成本、交货期等方面的影响，并提出处理建议。
根据变更评估结果，采购部将变更申请提交给上级领导审批，并根据审批意见执行相应的变更操作。
采购部将经批准的变更内容通知供应商，并与供应商协商调整合同相关条款和交货计划。
01
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04
05
采购成本控制与结算管理
谈判技
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