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XXXXXXX制品有限公司订单审查及交付管理程序版本号：A0
XXXXXXX制品有限公司
订单审查及交付管理程序
版本号：A0
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文件编号：
核准/日期审核/
核准/日期
审核/日期
制定/日期
序号
01
制/修订说明
最新版本
制/修订人
日
期
02
03
04
05
06
07
08
09
10
1.0目的：
为确保本公司与客户间的合约或订单能够符合相互之间的需求，在合理的情况下展开相关业务事项的正常运作，特制定本程序。
2.0适用范围：
凡属本公司与客户所签订合约或订单等相关合约的文件，均适用本程序。
权责：
营销中心：负责客户联络、报价、订单接收、订单审核以及交货。
事业部：实行正式订单合约计划和执行生产制造。
供应中心：按订单及合约之要求进行备料、收发物料、备货及出货。
事业部工程：制订图纸、制造技术的确定及样板的制作。
质量中心：按合同之客户标准要求，进行产品检验与出货品质的保证。
作业程序：
报价及样板的制造及交付：
营销中心根据客户所提供的图纸或样板以及邮件图档，须同工程课、生管课、采购课、厂内专门报价人员等相关人员商讨，再由报价人员根据所拟订之图纸制造方案进行报价。经总经理核准后，再由营销中心填写「报价单」给客户，并要求客户回复，「报价单」要存档备查。
若营销中心同客户已协商好并确定单价时，则须由营销中心补一份正式的「报价单」由客户签名收回并存档备查。
若客户在确认单价后需要公司制造其样板时，营销中心则填写「产品开发申请单」，由总经理核准后，通知工程课设计、制造。若客户要求制模制造，营销中心必须在「产品开发申请单」中注明此客户之制模要求，由总经理核准后，经工程课通知工模课制模制造，并回馈营销中心制造时间和交样时间，以便营销中心回馈客户。
工程课完成的客户样板，须将其样板包装好及「承认书」一同交于营销中心，由营销中心
安排送样，并开立「出样单」发样于客户，待客户收样确认并签回「承认书」后，由营
销中心将其「产品开发申请单」同「承认书」一同存档备查。
合约(订单)审查：
接获客户订单后，先由总经理或营销中心课长核查是否属本公司之能力范围，即依据客户订单之要求所需产品的品名、规格、数量、颜色、交期、单价、包装方法、收货方式、送货地点、付款方式、所提供的物料及产品配件项目数量等填写「合约审查单」，交于工模课、生管课、物控课、品管课等等相关部门的评审签名后交回营销中心，由总经理核准后，签回客户订单，转交「合约审查单」一份于生管安排生产，并填写「订单交货进度追踪表」以管制生产进度。
生管课必须定期提供「生产统计日报表」给营销中心部，以便营销中心随时了解生产进
度。
生产部将完成的产品，经品管课确认并填「QA报告」(详见4.4.2)「半成品/成品入仓单」入库。
营销中心根据客户要求之出货日期开出，「出货通知书」经总经理审查，通知生管课及物控课，物控课根据「出货通知书」之要求及「半成品/成品入仓单」之数量填写「出仓单」通知营销中心安排出货。营销中心接到物控「出仓单」通告及品管课「QA报告」后，应及时与客户联络.拟订出货方式及装车方法，并安排运输公司，开出「发货单」经过相关人员审核后，通知物控课安排出货，由专人负责，如果客人要求拍照时由营销中心拍照，整个这程式保安监督下装车出货。出货后营销中心将其订单结案存档备查，在返回单据
2日内交于财务一份。如有特殊情况不能及时回馈财务，应及时与财务沟通。
对于客户的口头.电话及电邮订单，营销中心必须经总经理核准后，开出书面的「合约审查单」，要求客户核准签名传回或原稿签名取回。以保障公司的利益。其余可依4.2.1~4.2.4规定办理。
订单变更、取消流程：
在生产过程中，若接到客户关于订单中的数量、规格、颜色、包装、交期或工程图面等等的变更甚至取消时，营销中心应及时开出「内部联络单」或「订单变更通知单」，经营销中心课长或总经理审核后通知工程课、物控课、生管课及生产部和品管课按照变更要求执行。
若客户在取消或变更订单之前，公司已备好之产品材料或已投入生产中时，营销中心必须负责统计公司的投入成本以书面的格式经营销中心课长或总经理核准后告知客户，并据以求得最合理的解决方案。
若生管课因不可克服的相关因素而确定不能按期交货时，应提前通知营销中心，营销中心应马上与客户进行沟通协调，并及时确认，以便后续生产。
交货管制：
交货流程要求依4.2.3之规定办理。
品管课对生产部所完成之产品检查，必须以客户所要求进行对产品的数量、规格、颜色、包装、大箱尺寸、每箱数量及大箱总数进行检查，并以检查的数据填写「QA出货检验报表」，经总经理核准后由营销中心存档备查。
合约审查及变更之记录应依据【记录管制清单】保管
参考资料：
记录管理程序
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