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西南大学产品生产类档案工作规范

为了提高学校产品生产类档案（以下简称产品生产档案）的工作

质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学校与社会服务，根据

《西南大学档案管理办法》《科学技术档案工作条例》等法规制度，

结合学校实际情况，特制定本规范。

一、产品生产档案工作的基本原则

（一）凡是学校在设计、试制、生产、经营和销售产品过程中

直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实物（包

括相应必要的电子文件）均属产品生产档案，校办产业部门及其下属

各经济实体均为产品生产档案归档文件整理单位。

（二）产品生产档案必须实行集中统一管理，保证档案的完整、

系统、准确、安全，便于开发和利用。

（三）产品生产档案工作是办好校办工厂和实体的重要基础工

作之一，也是衡量校办工厂和实体管理水平的重要标准之一，必须与

生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、

检查、验收、总结产品工作时，同时布置、检查、验收、总结产品档

案工作。

（四）把产品生产档案工作列入学校发展计划。学校校办产业

部门及其下属各经济实体要有一位负责人分管本单位的档案工作，并

确定适当的档案人员、协同学校档案馆认真做好产品生产与科技开发

档案的收集、整理、归档工作。

二、产品生产档案归档范围的确定

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范

围，收集文件材料。

（一）归档原则：

1、必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，必须与实物一致

且有成套性，归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材

料必须对学校、社会有史料和研究价值，对当前与长远具有参考价

值或凭证作用；

2、必须反映产品的生产管理、经营、销售管理和产品生产各个

环节的全过程，保证完整、准确、系统；

3、符合产品生产和科技开发的工作特点。

（二）归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划

准备、设计、试制与鉴定、规模生产六个方面。具体范围见《西南大

学文件材料归档范围和档案保管期限表》。

（三）归档的重点是经济实体申办报告、审批材料，业务往来

合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的文件

材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。

（四）不归档文件材料的范围：

1、未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；

2、重份文件和重份图纸；

3、无查考价值的临时性、事务性文件；

4、未定稿的计划、制度；

5、未生效的合同、协议书；

6、以上不归档材料如认为必要，归档部门也可选择地作资料暂

存。

三、产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及其归档流程

（一）形成积累

1、产品生产档案由生产与科技开发单位文件材料形成部门立卷。

2、各归档文件整理单位档案员根据产品设计组、产品生产和科

技开发工作的不同阶段分别积累和整理有关文件材料，以及按本单位

历年文件材料形成规律，参照《西南大学文件材料归档范围和保管期

限表》，做好平时文件材料的立卷归档工作。电子档案参照纸质材料

的归档范围与整理同步归档。

3、归档的产品生产与科技开发文件材料应保持字迹工整、格式

统一、图象清晰，签字手续完备。

（二）整理组卷

产品生产档案由技术部门档案员将形成、积累的全部归档文件按

下列要求组卷。

1、产品鉴定后，产品设计组负责人把产品形成的文件材料按自

然形成规律和有机联系，整理后交技术管理部门。技术管理部门负责

检查归档材料的完整、准确、系统情况与管理性材料一同整理成卷。

2、与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类中

组卷。每个产品项目的文件材料可组成一卷或多卷，将反映整个产品

项目的关键材料放在首卷。

3、若一个项目文件材料少时，应将文件材料在前，蓝图在后进

行组卷，底图单独存放；对蓝图、底图不装订的文件材料，按图号顺

序排列。

4、幅面大于卷盒的文件材料以及图纸，应按卷盒大小（4号图

纸规格）折叠成手风琴式。底图一律平放或卷放，严禁折叠。

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