(1.8.1)--8.1 使用工具与向导创建报表.pptVIP

知识点8.1：使用工具与向导创建报表第8单元淡墨飘香（报表）

8.1使用工具与向导创建报表 1.使用工具创建表格式报表2.使用向导创建基于多表/查询的报表3.使用向导创建标签报表报表对象主要用于打印数据。建立报表的目的是为了以纸张的形式保存信息。报表对象和窗体对象有许多相似之处，创建方式基本相同，可使用工具、向导、设计视图来创建。添加控件的方式相同，美化对象的方式也相同。不同之处在于，窗体将数据输出到屏幕上，报表将数据输出在打印纸上；窗体可以和用户进行交互，报表不能与用户交互。本知识点的主要任务是学习如何使用工具和向导自动快速地创建报表对象。

利用Access提供的“报表”工具可以快速创建表格式报表。利用该方法创建的报表包含了一个数据源（一个表或一个查询）中的所有字段。1.使用工具创建表格式报表【例6.1】在“教学管理”数据库中，创建查询“专业设置浏览”的表格式报表，并命名为“输出专业设置报表”。操作要点：一键完成！图6.1使用“报表”工具创建的报表窗口

运行报表“输出专业设置报表”（打印预览视图）

利用“报表向导”方法创建报表，数据源可以是一个或多个表或查询，选取字段的多少由用户自己决定，而且还可添加分组功能、排序功能、汇总计算功能等，是创建报表方法中用途最广、效率最高的一种方法。利用“报表向导”方法创建的报表并不完美，需要在报表的“设计视图”中进行修改和完善。2.使用向导创建基于多表/查询的报表【例6.2】在“教学管理”数据库中，使用“报表向导”方法，创建查询“教学计划详细浏览”的输出报表，并为报表命名为“按专业分学期输出教学计划”。要求：按字段“专业代码”进行一级分组显示，再按照字段“开课学期”进行二级分组显示。本例题操作要点：确定打印字段（不是越多越好，够用就行！）确定一级分组字段（专业代码）确定二级分组字段（开课学期）

操作步骤如下：（1）启动“教学管理”数据库，选定查询“教学计划详细浏览”。（2）单击“创建”选项卡，单击“报表向导”命令按钮，进入“确定报表使用字段”对话框，如图6.2所示。（3）参照图6.3中所示，选择“可用字段”中的字段移到右侧的“选定字段”区域。（4）单击“下一步”按钮，进入“确定查看数据的方式”对话框，如图6.4所示。根据题目要求：按字段“专业代码”进行一级分组显示。而图6.4中恰好默认选择“通过专业”进行一级分组，故不需改动。单击“下一步”按钮，进入到“确定二级分组字段”对话框，如图6.5所示。图6.2进入选择报表使用字段对话框图6.3确定报表使用字段图6.4确定分组字段对话框图6.5确定二级分组字段对话框

（5）根据题目要求：按字段“开课学期”进行二级分组显示。故应该在图6.5中左边选择“开课学期”进行二级分组：在左边选中“开课学期”字段，单击按钮得到如图6.6所示的分组结果。（6）单击“下一步”按钮，进入到“确定排序次序和汇总信息”对话框，并选择排序字段1为“课程代码”，如图6.7所示。（7）单击“下一步”按钮，进入到“确定报表布局”对话框，并选择其中的“布局”为“递阶”、“方向”为“横向”，并选中复选框“调整字段宽度使所有字段都能显示在一页中”，如图6.8所示。（8）单击“下一步”按钮，输入报表标题：“按专业分学期输出教学计划”，如图6.9所示。图6.6通过“开课学期”进行二级分组图6.7确定排序次序对话框图6.8确定报表布局对话框图6.9确定报表标题对话框

（9）单击“完成”按钮，进入到报表的“打印预览”窗口，如图6.10所示。图6.10“报表向导”生成的报表打印预览窗口说明：从图6.10所示的打印预览窗口可以看出，使用“报表向导”创建的报表中存在多处数据显示不完整的缺点，这需要在报表的“设计视图”中进一步修改和完善，参见例6.5。

【例6.3】在“教学管理”数据库中，使用“报表向导”方法，创建查询“学生成绩详细浏览”的输出报表，并为报表命名为“按专业和学号输出学生成绩”。要求：按字段“专业名称”进行一级分组显示，再按照字段“学号”进行二级分组显示，并按照“学期”和“课程代码”进行升序排列。操作步骤如下。（1）启动“教学管理”数据库，在导航窗格“查询”对象列表中选定查询“学生成绩详细浏览”。（2）单击“创建”选项卡，再从功能区“报表”组中单击“报表向导”命令按钮，进入“确定报表使用字段”对话框，单击全选按钮选定所有字段，再单击“下一步”按钮，进入“确定查看数据的方式”对话框，并选择“通过专业”（进行一级分组），如图6.11所示。事实上，从图6.11中右侧显示的字段分组结果可以看出，系统已经完成了两级分组：处于最上面方框中的字段“专业代码”和“专业名称”为一级分组，处于第二层方框中的字段“学号”、“姓名”、“性别”为二级分组。（3）单击“下一步”按钮，