文书工作与档案管理课件.ppt

5）文號索引文號索引是以文號為檢索途徑，揭示每份檔部分特徵的檢索工具。文號索引通常採用表格式，編制方便，查找迅速，適用於機關檔案室或小型檔案館。機關文號索引常採用文檔對應式，就是將某一機關某一年度的所有發文的文號按先後次序排列起來，在每一文號後的空格內填上相應的檔號。文檔對應式文號索引的格式見表7—1。表7—1文號索引格式表001020304050607080900111213141516171819102122232425262728292031323334353637383930414243444546474849405152535455565758595061626364656667686960717273747576777879708182838485868788898091929394959697989996）人名索引人名索引是將檔案中涉及的人名及簡要情況著錄下來,集中排列並指明出處的一種檢索工具。人名索引按著錄範圍分綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是以各個類目為著錄對象，只要涉及的人物情況都予以著錄；專題性人名索引是將只涉及某一專題內容，如幹部任免、職稱、職務、獎懲等的人名編成索引。兩種索引的格式基本一致，見表7—2。表7—2人名索引表姓名曾用名性別出生年月民族籍貫簡歷檔案內容摘要全宗號案卷目錄號案卷號頁號全宗號案卷目錄號案卷號頁號7）全宗指南全宗指南是以文字敘述的方式揭示某一全宗基本情況的檢索工具。全宗指南的內容主要包括兩大部分：（1）立檔單位歷史和全宗概況。立檔單位歷史主要介紹立檔單位的名稱、隸屬關係、性質、任務、內部組織機構、主要領導人等方面的情況和沿革。全宗概況主要介紹檔案的來源、數量、整理、保管、鑒定情況及所編制的檢索工具等內容。（2）全宗內檔案的內容與成分。這部分是全宗指南的主體，具體介紹全宗內各部分檔案的內容與成分。介紹時一般以案卷為單位進行，敘述方式有兩種：一是以問題為主線，按整理時原劃分的類目逐一介紹；二是以立檔單位內部的組織機構為主線，按組織機構分別介紹。【補充閱讀材料７—１】檔案檢索的一般過程【小思考７—１】7.3檔案的電腦檢索7.3.1檔案電腦檢索的特點1）資訊存儲量大2）檢索速度快，檢索效率高3）檢索途徑多元化4）檢索靈活方便5）音、像、文字相結合，直觀生動6）對電腦檢索系統的依賴性強7.3.2檔案電腦檢索系統的功能與流程1）檔案電腦檢索系統的功能（1）服務性功能。（2）系統基礎性功能。這包括檔案數據的輸入、修改、輸出方式、建立後備數據等。2）檔案電腦檢索的流程電腦檢索包括輸入和輸出兩部分。在輸入階段，要把反映檔案的內容和形式特徵的著錄專案錄入電腦，存入資料庫，並根據檢索需要建立相應的倒排文檔。在輸出階段，要根據利用者的提問編制恰當的檢索策略，形成檢索運算式，並將其輸入電腦，在資料庫中查找後將結果輸出。7.3.3檔案電腦檢索結構及設計要求1）電腦檢索結構（1）硬體，包括內外記憶體、中央處理機、顯示終端、印表機及其他輸入輸出設備等，這是保證電腦檢索的最基本的條件。（2）軟體，包括操作程式和應用程式。檔案檢索應用程式包括檔案資訊存儲和檔案資訊輸出兩大子系統。應用程式對檢索效率具有重要的意義。（3）數據，是電腦檢索系統中存儲的內容和檢索的對象。數據的數量和品質對於電腦系統的性能有直接的影響。2）電腦檢索結構的設計要求對電腦檢索結構的設計要求，主要是對軟體系統的設計要求。軟體系統應具有以下特點：（1）先進性，即設計出的軟體系統有較先進的技術含量，保證系統不被輕易淘汰。（2）標準性，是指應根據《檔案著錄規則》等行業標準設計有關系統。（3）完備性，是指檢索系統應具有完善的多種功能。（4）簡易性，指軟體應易學易用，最大限度地減少用戶的人工干預，簡化管理人員及用戶的操作程式，從而節約人力、物力，提高檢索效率。第8章檔案的提供利用與統計8.1檔案提供利用的形式及特點8.1.1檔案提供利用的一般形式檔案的提供利用工作也稱檔案資訊的開發利用工作，它是指通過一定的方式和方法盡可能地開發檔案資訊，直接向有關單位和人員提供資訊服務。檔案資訊開發利用工作從利用者對檔案利用的方式來看，可以分為直接利用工作和間接利用工作。所謂檔案資訊的直接利用工作就是檔案工作人員通過閱覽、外借、複製、諮詢、檔案證明等服