苗木采购档案管理方案.docx

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苗木采购档案管理方案

目录

TOC\h\z\u第一节档案管理人员及职责 1

第二节档案管理流程 4

第三节档案管理制度 21

第一节档案管理人员及职责

一、人员配备

主要人员配备表

职务

姓名

持何种资格证件

已承担项目情况

证书名称

级别

共计人数

二、岗位职责

（一）工作人员分工

分管领导：

办公室主任：

档案管理员：

兼职档案员：

（二）各成员职责

1.分管档案工作领导

（1）领导本公司的档案管理工作。

（2）审定本公司案管理各项制度，并监督贯彻执行。

（3）解决档案工作中的实际问题。

2.主管档案工作办公室主任

（1）组织制定档案管理制度，并认真执行。

（2）抓好本公司档案建设与管理工作。

（3）定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。

3.档案管理员岗位

（1）对公司各个办公室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

（2）负责集中统一管理本公司各种门类和载体的档案以及有关资料。

（3）为党和国家积累档案财富，按规定将具有长远保存价值的档案向县档案馆移交。

（4）贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的各项规章制度。

（5）对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为全乡各项工作服务。

（6）办理领导交办的其他档案业务工作。

4.兼职档案员责任制

（1）协助档案管理员做好本公司各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

（2）负责档案信息微机录入及信息化管理工作。

（3）办理领导交办的其他档案业务工作。

（三）档案室工作职责

1.贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守档案管理的各项规章制度，制定本单位档案工作的相应制度，并组织实施。

2.贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。

3.制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。

4.按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。

5.对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。

6.准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。

7.严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。

8.负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要求，保证档案库房的安全和卫生。

9.加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成政府领导交办的其他有关档案业务工作。

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

第二节档案管理流程

一、目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1.档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2.档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

1.行政人事部：

（1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

（2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

（3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

（4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

（5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

（6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2.其他各部门相关人员：

（1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

（2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

（3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

（4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3.各部门档案主管人员

负责部门档案的管理。

4.各部门负责人

负责对部门档案管理监督检查。

五、工作程序

1.档案资料的收集

（1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集