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设备采购供货安装实施档案管理

目录

TOC\h\z\u第一节造价咨询档案的质量管理 1

第二节咨询成果归档 1

第三节造价咨询服务归档资料模版 4

第一节造价咨询档案的质量管理

造价咨询档案是造价咨询经验、业绩、责任等的一个积累，是造价咨询历史的一个浓缩，它所保存的都是在造价咨询过程中形成的各种文字、图表、照片、声像等等的历史记录，对今后的内部造价咨询发展具有借鉴意义，所以在档案的建立、保管、查阅等方面都要形成质量管理措施，以约束档案的各项管理行为，比如：在档案的装订上，明确责任，实行谁造价咨询谁立卷，审结卷成，而且必须装订整齐、规范。在归档的内容上，必须规定哪些内容可以归入档案，哪些不能归入，作到归入档案的内容必须真实，来源依据充分，经过确认的证据材料。在归档资料的顺序上，要有明确的排列规则，作到清晰、规范。在档案的保管期间，作到按规定日期保管，做到查阅、借阅登记措施，明确档案内容保密责任等。

第二节咨询成果归档

工程咨询成果是反映项目造价咨询服务和具体情况的资料,工程造价负责人在每个项目结束后,应将有关资料按本档案管理制度的要求整理归档。为使文件资料和业务档案完整、准确、系统、有效,制定档案管理制度如下:

1、项目经理、档案管理员必须严格按《业务资料档案管理暂行规定》完成项目归档和后期工作；

2、在业务办公系统立项的具有独立项目编号的招标项目必须按归档表所列文件进行统一归档。国家或地方监管部门有特殊要求的还应按要求将档案文件移交监管部门；

3、网上电子文件和网下纸质文件应是最终稿，必须保持一致，各项审批手续必须齐全有效，归档的纸质文件必须是加盖有效印张的原件，严禁弄虚作假。

4、公司设专职档案管理员和档案室，保证业务资料档案管理工作的规范、高效与安全。公司档案管理情况实行不定期抽查，通过实施有效的监督，来促使公司的业务资料归档率不断提高。

5、文件资料由文书人员统一收发、分办、传递、用印整理、立卷后,交由部门负责人审定,定期向档案室归档。

6、业务档案由业务人员按照工作过程和内容进行整理、立卷、装订后,交由项目负责人审定,并由业务人员审核移交目录,向档案室归档。

7、档案室专职(或兼职)资料员,具体负责档案管理,做好档案接收、移交、分类整理,登记保管、复制、借阅等工作。

8、归档的文件资料和业务档案必须保持相互间的历史联系,区分保管、分类整理,并审核档案目录、卡片,保持整洁,便于查阅。

9、接收档案必须认真验收,并办理交接手续。业务档案一般应在当年年终前向档案室移交,交接双方根据移交目录清点核对,并应履行签字手续。文书档案一般应在第二年上半年移交。

10、查阅档案资料,必须办理借阅登记手续,查阅完毕后应及时归还。查阅档案时,涉及商业机密的,查阅人员必须承担保密责任。业务档案一般不对外借阅,确因工作需要,须事先经公司领导批准,方可调阅。

11、档案室要做好档案的安全保密工作,不得有遗失。如借阅过程中导致遗失,要查清责任者,由责任者填写遗失单,报请公司领导作出处理。重要资料遗失应及时报案查找。

12、档案的保存和销毁。

12.1公司的业务档案至少保存十五年；对一般的业务档案保存十年；文件资料一般是长期性保存。

12.2对于保管期限届满的业务档案,档案室应编造清册,报请法人代表审批后销毁。

第三节造价咨询服务归档资料模版

1-业务派工单（模版）

工程名称

项目编号

**XC-034

委托单位

联系人及联系方式

建设单位

联系人及联系方式

设计单位

联系人及联系方式

签收资料时间

要求出报时间

报送资料

招标文件□投标文件□工程造价咨询服务□

投标报价书□施工合同□设计变更□

现场签证□收方单□施工图□竣工图□地勘资料□竣工验收报告□

安全文明评价表□规费证□招标控制价□其他□

送审金额

（元）

合同金额

（元）

控制价金额（元）

审核注意事项

本项目是：总价合同□单价合同□执行财评价□

2.重新组价项目执行规范：

3.执行定额：

4.下浮比例：%综合单价下浮□总价下浮□材料不下浮□

5.人工费是否调差：是□否□基准期：

6.材料是否调差：是□否□基准期：风险幅度：

7.量差超约定部分是否重新组价：是□否□

8.安全文明施工费的工程类别：

9.税金计算的地区类别：

项目负责人

分配人签字：日期：

专业工程师

分配人签字：