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物业服务制度和档案的建立与管理

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TOC\h\z\u第一节物业档案资料的建立与管理制度 1

第一节物业档案资料的建立与管理制度

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学、规范的档案管理能有效的为各项管理工作提供指引和服务。根据某物业特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管理新方法、新手段，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。

所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》对物业档案资料实行有效的管理。

一、档案资料的建立

（一）档案的建立与收集

1、设立档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。

2、坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作

中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。

3、办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。

4、后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。从建筑物本体修缮到到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

（二）档案资料的整理与分类

整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。

1、档案资料的整理

1）、各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作；

2）、各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据；

3）、应该充分利用原有资料作为整理的基础；

4）、档案的整理必须保持文件之间的历史联系；

5）、档案的整理必须便于保管和利用；

6）、收集后的所有信息，统一由档案管理员集中整理。

2、档案资料的分类

凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。

1）、移交资料

项目

资料名称

小区规划资料

1、批准文件

2、用地批准文件

3、投资许可证、规划许可证、开工许可证

4、拆迁安置资料

5、规划平面图

6、业主/物业使用人姓名、产权、居住办公位置、建筑面积清单

工程技术资料

1、竣工图：总平面图、建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸

2、地质勘查报告、工程建设投标文件,工程前期基础性文件

3、工程合同及竣工报告

4、工程预决算

5、图纸会审记录

6、工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）

7、隐蔽工程验收签证

8、沉降观察记录

9、竣工验收证明书

10、钢材、水泥等主要材料的质量保证书

11、新材料、构配件的鉴定合格证书

12、水、电、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

13、砂浆、混凝土试块试压报告

14、供水、空调的试压报告

15、园林绿化图纸和清单

16、设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明、质保书和保修单

17、工程监理报告

2）、日常物业管理档案资料

项目

资料名称

物业管理

小区基本资料

业主/物业使用人资料

用户须知；用户基本资料；物品出入登记卡

装修资料

用户装修申请表；报建批文；装修工程图纸；装修施工安全责任书；装修施工人员出入证；施工单位营业执照；装修巡查记录；装修验收记录

维修资料

修缮计划与方案；维修申报表；维修服务派工单；维修回访记录；公共设施维修记录

绿化养护资料

绿化检查记录；绿化养护记录；礼仪摆花协议

清洁、保洁资料

清洁服务整改通知单；保洁日检记录

消防管理资料

消防巡视记录；消防设施检查记录；动火作业审批表；消防设施运行记录；火灾隐患整改通知

治安交通管理资料

日常巡查记录；交接班记录；查岗记录；闭路电视监控系统录像带；紧急事件处理记录；车辆管理记录；护卫巡逻签到表；安全隐患整改通知；车辆进出管理记录

设备管理资料

设备台帐；设备维修保养计划与申请报告；设备维修保养记录；设备运行记录；设备维修分包协议；设备检查记录

员工管理资料

员工个人资料；聘用表；员工培训计划；员工培训记录；员工业绩考核及奖罚记录；员工内务管理

服务质量反馈资料

服务质量回访记录；用户意见调查、统计记录；用户投诉及处理记录

小区文化资料

小区文化活动计划及实施情况记录；小区文化活动图片及录像记录；传媒报导资料；文化活动场所、设施台帐及使用记录

行政文件资料

政府部门相关文件、法规、法律

物业中心有关文件、通知、函件

物业中心规章制度、通知、通报等文件

物业中心接待、参观记录

物业中心荣誉档案

附表一：建筑整体移交验收表

建筑名称

物业管理单位

竣工验收日期

开工日期

建设单位

移交验收日期

监理单