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祥泰商贸有限公司
内部管理流程
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1、 会议管理流程
程序详细步骤备注
程序
详细步骤
备
注
步骤1
相关部门内勤填写会议申请单并草拟会议通知，上报行政部审核
相关部门、行政部
步骤2
行政部审核通过，上报总经理审批；审批通过，下发会议通知。
行政部、总经理室
步骤3
相关部门做出会议预算、组织计划，上报总经理审批。
步骤4
相关部门的会前准备、召开、承办及会议纪要总结。
相关部门、行政部
步骤5
总结交由上级领导或总经理审定，
相关部门、行政部、总经理室
步骤6
审批通过，由行政部向公司各部门下发会议纪要
行政部、总经理室
此处会议性质为：客户答谢会等大型会议。办公会议流程在“另注”中。
另注：公司内部办公会议流程：
领导、部门提出
领导、部门提出
确立议题
行政部收集
安排会议议程
议题顺序、发言顺序、准备文件
发出会议通知
笔记、摄像、录音
会议记录
场地布置、座次、签到、设备
会场布置
时间、地点、与会人员、议题、
撰写会议纪要、决议
上级审阅、签批
印发有关部门、人员
资料归档
具体会议管理工作流程图如下：
开始会议申请草拟通知
开始
会议申请
草拟通知
受理审核
总经理审批
费用预算
会议通知
是
否
会前准备
费用预算
是
会议承办
会前准备
会议纪要
会议承办
会议总结
部门审定
总经理审批
纪要发文
结束
开始
开始
制定月度需求计划
汇总月度需求
总经理审核
市场调查、询价
编制计划、预算
采购申请
财务经理审核
选定供应商
总经理审批
采购
入固定资产清单库
签字领用
固定资产领用清单
归还
季度固定资产清点
结束
2、 固定资产管理流程
程序详细步骤备注
程序
详细步骤
备
注
步骤1
各部门于每月底编写下月固定资产需求计划,并提交行政部汇总；并上交
总经理审核。
急采购不受此限制。申请部门、
综合部、总经理室
步骤2
行政部询价做出预算，交由申请部门；申请部门上交财务部审核。
行政部、申请部门、财务部
步骤3
财务审核通过上报总经理审批；行政部负责采购、入库。
行政部、财务部、总经理室
步骤4
各部门领取，形成固定资产登记、领用清单，并在季末进行清点。
申请部门、行政部
流程图： 申请部门 行政部 相关领导
3、 客户招待管理工作流程
程序详细步骤备注
程序
详细步骤
备
注
步骤1
接待部门到综合部领取并填写《客户招待申请单》
接待部门
步骤2
根据要求，接待部门安排就餐地点、规格。
步骤3
接待部门明确费用预算，报送财务审核，总经理审批
财务部、总经理室
开始客户招待安排填写招待申请
开始
客户招待安排
填写招待申请
明确费用预算
总经理/部门
经理审批
用餐招待
费用汇总
报送财务部
审核
总经理/部门
经理审批
结束
4、 办公用品/物料管理流程
编号：行政-04-步骤表/流程图 编制日期：2011-11-12
程序
程序
详细步骤
备
注
步骤1
各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。
新进人员或特殊用品文具
的申领不受此限制
步骤2
行政部文员将各部门采购计划汇总，上交行政部总监、财务总监审核。
行政部、总经理室
步骤3
审核完成后，递交办公用品采购单给采购文员，进行采购
步骤4
通知各部门内勤统一领取，并签字记录。
行政部、申请使用部门
开始提交采购需求汇总需求
开始
提交采购需求
汇总需求
行政部总监审核
是
市场调查、询价
编制计划、预算
财务总监审核
选定供应商
采购
入办公用品清单库
签字领用
办公用品领用清单
归还
月度办公用品清点
结束
5、办公设备管理流程编号：行政-05-步骤表/流程图编制日期：2011-11-12
5、
办公设备管理流程
编号：行政-05-步骤表/流程图
编制日期：2011-11-12
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程序
程序
详细步骤
备
注
步骤1
行政部对新采购办公设备进行登记、监控、建档
行政部
步骤2
设备维修，由行政总监审批（200元以下），交由行政文员，进行维修
行政部、总经理室
步骤3
设备报废，由行政总监审核，报总经理审批
步骤4
执行维修、报废工作
行政部、申请使用部门
开始办公设备登记设备使用情况
开始
办公设备登记
设备使用情况
设备建档
设备维修
审核
审批
设备报废
结束
6、文书档案管理流程编号：行政-06-步骤表/流程图编制日期：2011-11-12
6、
文书档案管理流程
编号：行政-06-步骤表/流程图
编制日期：2011-11-12
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程序
程序
详细步骤
备
注
步骤1
各部门内勤于每月5日前整理出本部门
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