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一、行政办公室的五大职能:

(一)承办。顾名思义，就是承接办理的意思。

1、文件、资料的收、发、转、存等。包括内部的和外部的。

2、文字的录入、打印、复印等工作.

3、公司的文体活动。

4、综合性的、比较大型的会议。

5、领导临时安排的工作。

（二）参谋：由于办公室经常直接参与或间接服务于企业的经营决策，所以办公室人员

必须具有强烈的参谋意识，在企业的行政决策、经营管理、公共关系、信息沟通等各个方面

为领导出谋划策,出主意、想办法，为领导分忧解愁。

（三）沟通、协调:沟通、协调各部门间的工作，使各部门高效有序的运转。

1、沟通的定义：指在行政工作中,部门之间或工作人员之间为了达成某种目标，用语言、

文字、图片、动作等交换有关问题的内心感受、观念、意见、事实与信息等，以期获得相互

的了解并产生一致行为的过程。

2、沟通的形式。

1按组织系统可以分为正式沟通与非正式沟通。正式沟通有汇报制度、会议制度。非正

式沟通就是私下里议论。

2按流通的方向可以分为上行沟通、下行沟通和平行沟通。平行包括同一部门人员与其

他部门的上级、下级或同级之间的直接沟通.

〈3〉按沟通的方法可以分为口头沟通、书面沟通、非言语沟通和电子媒介沟通.非言语

沟通包括声、光信号（红绿灯、警铃、旗语等）、体态（手势、肢体语言、表情等）、语调。

〈4按方向的可逆性可分为单向沟通和双向沟通。例行公事、无甚争论时适合用单向沟

通.

3、协调的定义:是指调整企业与外部环境之间、企业内部的各部门之间、各人员之间的

相互关系，使之分工合作、相互配合、协调一致，成功地实现企业总体目标的行为。

4、协调的内容。

〈1企业内部关系的协调。包括部门本身的工作关系和企业内部的各种关系。

2企业左右关系的协调.是指企业与其他单位之间的协调。

3〉上下关系的协调，即纵向关系，指本企业与政府的相关管理机关,本企业与下属单位

或业务部门之间的关系。

4领导之间关系的协调。

(四）监督、指挥。监督各部门及下属各单位快速有效的执行各项规章制度。办公室作为

公司的中枢机构，代总裁发号施令，行使指挥功能。

1一般监督与专门监督.一般监督是对一般性的工作或业务进行检查，专门监督是侧重

于违法乱纪的检查.

2合法性监督与合理性监督。合法性监督是要在国家制定的法律法规内结合公司自身的

实际情况进行监督。合理性监督是在合法的前提下，是否符合科学、效率、精简等原则.

〈3〉经常、定期或不定期监督.

4〉事前、事中与事后监督。

（五）服务。集团办公室作为一个综合性的行政办事机构，还要行使为全体员工服务的

职能。既要对公司领导服务,也要对普通员工服务，还要对外来人员服务.作为办公室人员应努

力提高服务意识和服务质量。对外服务时要体现出公司的形象和素质，对内服务时要体现出

自身的形象和素质。服务时应做到热情接待、及时办理。

二、办公室人员应具备的基本技能：

1、能熟练操作电脑常用软件.

2.

3、较好的协调、沟通能力。自身工作的轻、重、缓、急要协调好。人际关系中的协调、

沟通。

4、较好的语言表达能力。

5、较好的适应能力。

三、企业文书档案的管理

1、文书的概念

1文书的定义：是人们在社会实践活动中，运用书面方式来表达思想,进行联系,陈述意

见或作为契约的一种文字材料。

〈2〉企业行政文书类似于通常所说的公文,是企业发布、传达政策、规章制度、指示、

商洽或报告工作，交流经验的一种工具。企业文件除了包含行政文书，还包括企业在经营过

程中新涉及的其他大部分记录资料，但企业文书中的一些临时性或私人性的文书不在其范围

内。

3上述三个概念中，文书包含文件，文件又包含行政文书。

2、档案的概念

1档案的定义：是在企业的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史

记录。是企业在各项活动中形成的一种重要的信息资源。

2档案来源于文书。一般说来,档案是在文书使用或办理完毕后，经过鉴定归档转化形

成的。

3、文书管理过程

〈1〉文书处理。

A、收寄、制作、整理.

B、处理、分发、保管、借用.

2〉文书档案。

A、分类、编