高效商务沟通的标准与方法.pdfVIP

一、高效商务沟通的标准

在商务沟通中，沟通的发起者要确保每次沟通传递的信息准确，

并尽量使对方准确理解和接受。高效商务沟通应具有以下基本特征。

1.清晰

信息接收者可以顺利领会信息发送者的意图。

2.完整

信息发送者可以回答信息接收者的问题，为信息接收者提供完整

的信息。

3.准确

信息表达准确无误。从标点符号、拼写、语法、措辞到句子结构

均无错误。

4.节省接收者的时间

信息发送者应注意言简意赅，使文字信息重点突出、层次分明、

易于理解。

5.传达友善的信息

信息发送者应注意在沟通过程中树立自己及所代表的组织的良

好形象和信誉，充分尊重对方，从而真正在沟通过程中与对方建立良

好的友谊。

情境分析法是实现高效沟通的关键。这种方法要求在从事沟通活

动之前，必须首先回答为什么（Why）、何人（Who）、何时（When）、

何地（Where）、何事（What）、怎样（How）这6个问题（5W1H分析），

这样才可以使沟通工作更加容易进行。下面是“5W1H”的分析要点。

1.目的分析

任何一个沟通者在沟通之前都必须明确自己的目的，即沟通者希

望通过沟通实现的根本结果。具体来说，目的分析主要涉及以下几个

问题。

●我为什么要进行沟通？

●我写作或讲话的真正原因是什么？

●我希望得到什么？改变态度？改变观点？

●通过沟通，我希望得到接收者的什么反应？

2.受众分析

受众分析是整个沟通过程中最为重要的环节。通过受众分析，沟

通者可以了解受众的需求和感受，从而更好地调整沟通方式，以达到

预期目的。受众分析主要涉及以下几个问题。

●谁是我的受众？

●他们的个性、受教育水平、年龄、地位是怎样的？

他们对我的信息主题已经了解多少？

●他们对我的信息内容可能如何反应？

3.场景分析

场景分析主要是分析沟通行为发生的时间、地点等因素。因为这

些因素也会在一定程度上影响沟通策略。场景分析主要涉及以下几个

问题。

●他们将在何地接收到我的信息？

●我的信息何时出现？我准备回答他们已经提出的问题，还是

就此问题提供更多他们不了解的信息？

4.主题分析

沟通者在沟通前都会收集很多信息，要思考如何合理地组织这些

信息以达到预期的效果。主题分析主要是围绕沟通目的来组织观点论

据、逻辑结构等。主题分析主要涉及以下几个问题。

●我到底想谈什么？

●我需要讲什么？

●他们想要了解什么？

●可以省略哪些信息？

●必须采用哪些信息？

5.语气和风格分析

沟通者的语气和风格也会对沟通效果产生很大的

影响，因此沟通者在沟通之前应对在不同的语气和风格下的沟通的效

果进行评估。具体来说，语气和风格分析主要涉及以下几个问题。

●我将如何传递信息？是利用文字、图表，还是两者兼而有之？

利用哪些文字或图表？

●哪种沟通媒介最合适？书面或口语？信件或面谈？书面报告

或口头介绍？短信或电话？

●如何安排我所要表达的观点？是否使用演绎方法（从主要观

点出发，然后进行解释、举例和说明）或者采用归纳法（从解释、举

例和说明出发，最后得出主要观点）？

●怎样才能获得预期效果？我必须采用何种语气才能达到目的？

我必须使用/避免哪些词语，才能营造良好的氛围？