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一节档案管理基本知识

一、什么是档案

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从

事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形

成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像

等不同形式的历史记录。企业文件要转化成档案，一般

需要三个条件：

1、必须是办理完毕的文件。正在承办中的文件不是档案，

这些文件具有它的现行效用，但要等它办理完毕后，才

能作为档案保存起来。一般情况下，文件的处理程序和

办理的事情是同时完成的。但有时候文件处理程序结束

了，而文件办理的事情还没有结束，也就是说这些文件

还有它的现行效用，这样的文件也可以转化为档案。文

件办理完毕是相对的，主要是针对文件处理程序而言。

2、必须是具有一定保存价值的文件。由于工作需要的而

形成的文件数量是相当庞大的，有些文件随着工作的结

束将会失去它的现行效用，对今后的工作也无参考作用，

没有保存的价值，这部分的文件便被淘汰了。而那些对

今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存

下来的。

3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。文件不

能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑

和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为

档案。新的档案整理规则，通过计算机随时进行整理、

归档。也就是说，一般意义上的档案，都是由文件经过

归档程序转为档案保存起来的。

档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在：

（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。档案与

文件是同一事物两个不同的发展阶段，有什么样的文件，

就有什么样的档案。档案的质量，最初取决于文件的质

量。（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其

中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。所以，

文件是档案的基础，档案是文件的精华，归档时，既不

能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。（3）文件

是经过整理成为档案的。文件转化成档案必须有一个过

程，即归档过程。这是文件和档案的分界线，是文件转

化成档案的标志。

了解档案与文件的联系与区别，有助于我们在工作中注

意文件材料的形成和积累，提高文件质量，做好文件的

舍取、挑选工作。

（三）档案的载体

档案是以制成材料为载体的，其形式是多种多样的。档

案的制成材料有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、光盘

等；最常见的是纸质材料。记录方法有手写的、打印的、

刻、印刷、摄录等；表达方式有文字、图表、声音、

影像等。档案的形式随着社会信息处理技术的发展，在

不断地发展变化。现在光盘和磁盘的材料也很多。

二、企业档案的重要性

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。

随着企业活动的增