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《行政管理制度》
起草部门
批准(签字)
批准时间
执行日期
编号
企管中心
建和中恒投资有限公司
建和中恒投资有限公司企管中心管理制度成和中恒JianheZhonghengInvestmentCo..Ltd
建和中恒投资有限公司企管中心管理制度
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目录
一、会议管理
二、车辆管理
三、档案管理
四、文件管理
五、实物资产管理
六、办公用品管理
七、印鉴管理
八、证照管理
九、办公环境管理
十、办公电话管理
一、会议管理
建和中恒投资有限公司
成和中恒JianheZhonghengInvestmentCo..Ltd建和中恒投资有限公司企管中心管理制度
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(一)、会议种类:
1、运营协调例会
会议时间:每周六
参会人员:总经理、各中心经理、总经理秘书;
2、专项工作会议:包括董事长、总经理、各部门召集的涉及多部门的专项会议如:“战
略规划会”、“年、月度经营计划会”、“临时办公会”等。
二)、会议组织
1、运营协调例会由企管中心组织。
2、专项工作会由会议召集部门拟制《会议通知单》,提前一天报企管中心安排通知。
3、企管中心负责会议《会议签到》、记录、起草纪要、纪要执行情况的跟踪和执行结果
的上报。
三)会议纪律
1、参会人员迟到、早退扣罚100元/人次;无故缺席视为旷工,依人力资源管理制度处
理。
2、会议期间,与会人员必须关闭手机或将手机调到振动状态。
附表1:《会议通知单》
二、车辆管理
(一)车辆管理范围
1、集团董事长、总经理专用车辆的日常管理。
2、集团其他车辆管理(两辆捷达)。
(二)车辆证照、维护、保养管理
1、非车辆必带的证照,统一由企管中心保管。
2、董事长、总经理专用车辆,由秘书或司机负责办理年检手续、保养、维修、清洁及
相关费用的报销等工作。
3、加油卡由行政部行政专员负责冲值及保管,并做好加油卡领用及车辆行驶里程记录。
4、车辆必须到指定的4S店保养、维修。
(三)车辆借用
1、公司各部门借用车辆,由部门填《行政事务申请单》经企管中心审核交总经理审批
建和中恒投资有限公司
成和中恒JianheZhonghengInvestmentCo..Ltd建和中恒投资有限公司企管中心管理制度
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后使用(或确定使用范围);
2、长期借出车辆,由借车人办理年检、保养、维修、检验、清洁及相关费用的报销等
工作。
3、借车人员要按交通法等相关法律规定使用,否则造成经济损失由借车人承担。
附表4:《行政事务申请单》
三、档案管理
(一)管理范围
1、文件档案:在用的或不在用但需要保留备查的公司文件(红头)、会议纪要(运
营会纪要)。
2、要件档案:公司证照、固定资产、设备证照、技术资料、保修卡、法律文书等。
3、合同档案:在用的和备查的销售、采购、服务等合同。
4、人事档案:员工基本情况表、劳动合同及附件、考核情况表、培训档案、社保
资料等。
5、财务档案:包括账簿、凭证、报表、相关财务留存的批件等。
6、特殊介质档案:包括记录公司经营管理活动的音像资料以及奖杯、奖状、纪念
品等实物类档案。
7、其他档案:由使用人提出需要归档管理的重要文件、材料等。
(二)归档管理
1、文件档案由企管中心管理专员在定稿后一周内交行政专员归档。
2、要件归档,由行政专员在办理相关手续后归档,需随资产、设备同行的要件,
需到行政专员处登记备案后使用。
3、合同档案归档,由行政专员在合同签订一周内收回合同原件,以传真件为原件
的,合同中必须注明“传真件有效”字样,否则视为无效原件。
4、人事档案归档,由人事专员在正式手续办完(或发放完)后一周内归档。
5、财务账簿、凭证、报表及财务的相关文件,按季度送档案室归档。
6、特殊介质档案,应由责任部门在形成后1个月内移交档案室归档,档案管理人
员应随时收集具有保存价值的声像资料及其它实物类档案。
7、其他档案由使用人在档案原件注明“需要归档备查”字样,送档案室登记归档。
建和中恒投资有限公司
建和中恒投资有限公司企管中心管理制度成和中恒JianheZhonghengInvestment
建和中恒投资有限公司企管中心管理制度
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8、行政专员负责对上述档案归档按时跟踪、收集、催要,审计部负责按月审计归
档情况,未按上述要求归档,每项扣罚50元。
(三)档案保管
1、行政专员负责档案室及档案的管理,各类档案必须分类分柜保管,其中:人事档案、财务档案设专柜保管,专柜钥匙由人事部和财务指定专人保管,行政专员负责其
他箱柜钥匙及档案室门钥匙的保管。
2、无论专用箱柜还是普通箱柜中的各类档案,在归档时必须填写《档案移交收进
登记表》,由归档人与行政专员签字
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