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Excel会计应学35招秘技（二）

十四、Excel帮你选函数

 在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函

数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。

 执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的

方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”

有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关

的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

 十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

 有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中

(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能

来实现。

 执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添

加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，

再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。

 以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点

单元格内的数据和相关信息。

 十六、为单元格快速画边框

 在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel

2002对此功能进行了全新的拓展。

 单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，

选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工

具栏。

 单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单

元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

 提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后

在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色

的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中

需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

 十七、控制特定单元格输入文本的长度

 你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入

文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出

警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。

 例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算

的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”

菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中

选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。

同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”

设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和

“请输入四位数年份。”字样。

 很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出

示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可

继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类

型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如

你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不

同的光彩呢。

 十八、成组填充多张表格的固定单元格

 我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出

Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协

调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需

要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

 那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名

“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我

们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel

的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作

了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作

组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。

 但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的

数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单

击“编辑”菜单的“填充”选项，