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合同管理流程

目的

保证公司合同管理科学有效，防范经济和法律风险。

适用范围

适用于公司项目开发涉及的工程类合同和其他类合同（销售合同、人事合同除外）的管理工作。

术语和定义

工程类合同：指项目开发过程中签订的监理、勘察、设计、总、分承包施工、材料、设备订购等合同或协议；

其他类合同：指除上述工程类合同外的合同（销售合同、人事合同除外）。

职责

参见《流程图》及工作程序。

工作程序

序号

CP点

工作内容的简要描述（重点针对CP点）

重要输入

重要输出

时限要求

相关表单/模板

1

行政人事中心根据同类合同使用的频次制定合同标准文本制定计划

2

各经办部门拟制标准文本，填写《合同标准文本审批表》，

a)招采及成本中心：工程类、材料设备类供应商采购合同；

b)营销管理中心：营销类供应商采购合同；

c)技术及标准化中心：设计类供应采购合同；

d)其他供应商采购合同为相应职能部门

《合同标准文本审批表》

《合同标准文本审批表》

3

经办部门组织标注合同文本的流转会签，会签部门为与该类业务相关的部门以及行政人事中心法务部与资本运营中心财务部，各会签部门须在收到标准合同文本及《合同标准文本审批表》2个工作日内必须提出意见

4

经办部门根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成报总裁审批

《合同标准文本审批表》

5

批准后的标准合同文本由经办部门开始使用，行政中心存档；根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修改标准合同文本。标准合同文本修改由各业务经办部门，按照本流程2-4规定的程序进行。

6

经办部门根据相关的供应商采购管理流程确定合作方，并组织相关部门与合同谈判单位进行洽谈；

经办部门整理谈判资料及结论，起草合同，填写《合同会签表》。

《合同会签表》

《合同会签表》

7

经办部门组织相关部门按《责权手册-合同管理》进行会签、审核、审批

各审核人应在各自的职权范围内对合同提出修改意见，经办部门根据修改意见整理出最终的合同文本，各审核部门根据最终的合同文本在合同审批表上签署意见；

《合同会签表》

8

经办部门将会签后的合同按《责权手册-合同管理》的权限要求提交管理层审批。行政中心负责跟踪相关部门和领导在审批时提出相关调整修改意见的落实情况

9

经办部门签订合同

10

财务中心中心负责在合同盖章前作经济条款终审；

11

在合同盖章前由行政人事中心法务部进行法律审核,以及各部门审查意见的审核

12

合同按公司规定统一编号，由行政人事中心负责盖章，合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章；合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量避免我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行；法律、法规规定合同应当办理登记、备案的，经办人员应当及时办理有关手续

13

14

行政人事中心负责存档、建立公司合同台帐，财务资本中心存档，审计监察办关键条款备案，由经办部门进行分发且在及时在本部门的《合同管理台帐》内登记；合同审批过程中的合同拟稿、修改审核意见、合同会签表一并交行政中心归档保存。

《项目合同一览表》

《项目合同一览表》

15

合同签订之后，经办部门负责合同的履行跟踪；

16

审计监察办根据审计计划对合同签订过程及供应商合同履约情况展开审计工作

17

合同订立后，因客观条件发生变化，我方和对方均可提出变更合同内容或解除合同需求，并进行初步接触沟通，草拟《变更、转让或解除》协议，审批程序参照合同签订程序执行。

《合同变更、转让或解除审批表》

《合同变更、转让或解除审批表》

支持性文件

《工程供应商采购管理流程》

《材料设备供应商采购管理流程》

《设计供应商采购管理流程》

《营销供应商采购管理流程》

《档案管理制度》

《印章管理制度》

相关记录

《合同标准文本审批表》

《合同会签表》

《项目合同一览表》

《合同变更、转让或解除审批表》