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会议与讲话

会议设计|有些会议，注定失败

这一周，我们讨论一个非常重要的内容：开会。如果你是一个职

场人士，这一周你一定也会参加一些会议，你可以用我给你的观念和

视角去看待你即将参加的那些会议。从今天起，你会有很大的不同。

你将会去设计一些会议，让这些会议更加有效率；你也会在参加一些

会议的时候，冷眼旁观，看到那些低效率会议的特征，然后，有朝一

日大权在握，去改变它。如果鲁迅先生说，浪费他人的时间是谋财害

命的话，你学会了开会的技巧，就是在为别人创造生命。

提高会议效率的第一步，是有效地设计会议；如何高效地组织会

议；如何在会议上发言；如何利用互联网等手段提高会议效率，它的

利和弊；会议与工作的关系问题。

1.三步设计你的会议

今天，我们先讲会议的设计问题。如何有效地设计一个会议，我

简单给你一个套路，分为三步。

第一步，要明确地界定会议的结果。比如，你是想要一个决定呢，

还是想要一个行动计划，或者是仅仅为了更深入地引发讨论。不同目

的的会议，设计上是不同的。

第二步，就是你要想清楚，需要通过怎样一个讨论的过程，才能

够达到预想的结果。

第三步，就是你要考虑请哪些人来参加这个会，才有可能满足这

个会议过程的需要，并且能够达到预想的结果。

这三步就是“目标—过程—人员”模型，希望对你有帮助。在

下面，我还画了一个安排会议的表格，是我自己总结整理的一个工具，

希望能够对你安排会议有帮助。

提示：决定候选事项是否要在同一个会议中讨论，主要由不同事

项的人员重合度决定。

2.注定失败的会议

下面，我们通过一个案例来分析如何改善会议效率。

我曾经在一家企业做过调研，就是看他们会花多少时间开会，以

及如何开会。我发现，这家企业的两位主要领导在三天的时间里，绝

大多数时间都在会议上，有一位竟然有将近20多个小时的时间都在

各种会议上。这些会议，一方面把领导自己搞得疲惫不堪；另一方面，

由于这些会议缺少设计和准备，效率极低，既浪费了很多参会人员的

时间，也没有达到会议预期的目的。

有一个会议是这样的。会议召开的时间预计是下午3点到5点。

那个会，一共有四个议程，按照道理，应该是每半个小时进行一

个议程，这样才有可能在指定的时间里面完成所有的事项、讨论和决

策。第一个议程很快，因为整个议程的内容是属于程序性的，没有太

多的利益冲突，也没有太多的讨论，无论大的原则，还是小的细节，

集团公司都已经表了态，所以，大家也都没有什么好说的。

但随后的第二个议程很快开始出现了问题。由于参会的人中间，

有两位参会者在这件事情上存在着利益冲突，其中的一位首先开始提

出异议，并且讲了很多具体情况。这时，有一位参会者起身出去，我

看他的样子应该是去洗手间。过了一会儿，需要听这个人回馈。我听

主持人说，等某某某回来，再听听他的看法。于是，大家就开始等。

有人开始堂而皇之地摆弄手机。隔了一会儿，去洗手间的那位回来了，

然后开始了他漫长的演说。他一边演说，一边请坐在外圈的一位下属，

应该是属于二级部门的正职对情况进行说明。第二项议程很快花掉了

一个多小时的时间，而且没有任何结论。

这时，老大“果断”地决定暂停这项讨论，然后，开始了第三项

议程。第三项议程讨论结束的时候，时间已经超过了五点，老大说：

我们就不休息了，接着直接讨论第四项。可是，这个时候，一位班子

成员说，必须要先走一步，因为有一个领导要接待，必须要去。而事

实上，最后一项议程才是最重要的。

当天的会议结束，已经过了六点。也许大家已经习惯了这种拖堂，

每个人的表情都很平静。但是，我可以肯定很多人都不会满意，至少

是第四项议程的最大利益相关者。我知道与这件事相关的很多问题都

没有在这次会议上得到解决，因为老大最后撂下一句话，我们再找时

间专门议一下。

3.效率低下的原因

那么，为什么这个会被开成了这样呢？我觉得，最重要的原因就

是这个单位并不懂得如何开会。他们不是按照事情来决定会议，而是

按照人员来决定会议，把不同性质的议题放在一起，把人叫在一个房

间里，他们认为这就是开会。但这真不是开会，至少不是高效率的会

议。

首先，会议的不同议题差异非常大，而且，四个不同的主题，几

乎涉及了完全不同的会议类型。有的是只需程序性讨论通过，有的则

是需要更深入的讨论。而且，不同议题所涉及的人员范围也完全不一

样，但却被安排在同一次会议中。于是，无论讨论什么议题，总有将

近一半的人和这件事没有关