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采购与付款内控管理制度

目录

1.0目的1

2.0范围1

3.0参考文件1

4.0定义1

5.0职责权限1

6.0流程图1

7.0程序1

8.0记录6

9.0附件6

1

1.0目的

为了加强对公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，

防范采购与付款过程中的差错和舞弊，降低采购成本，根据国家有关

法律法规，制定本制度。

2.0范围

本规范适用于公司及所属子公司采购与付款的内部管理。

3.0参考文件

4.0定义

5.0职责权限

单位负责人对本单位的采购与付款业务的真实性、合法性负责。

采购业务要按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办

理，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立

完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验

收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

为实现采购与付款业务内部会计控制目标，各子公司要建立

以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制

系统。

6.0流程图

略

7.0程序

1

编制采购预算：采购业务从预算开始，包括需求计划和采购计划。

需求部门需根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部

门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，

并按规定的权限和程序审批后执行。

建立采购申请制度：采购业务要归口管理，需求及相关部门参与，

涉及专业的事项由需求部门主导，采购部门全程参与。采购由需求部

门提出申请，采购部门对需求部门提出的采购需求进行审核，对于预

算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，对于超预

算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限

的部门或人员审批后，再行办理请购手续。具备相应审批权限的部门

或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，

是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内

等。对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝

批准。

选择供应商采购部门要做到：第一，企业要建立科学的供应商评

估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，

确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。新增供应商的

市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采

购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入

供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信

调查。第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定

供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物

资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况

等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和

更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理

2

系统中作出相应记录。

确定采购价格：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标

采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购

价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过

招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。第二，采购部门应

当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定

重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定

期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。确

定的价格需得到计入该部门预算的需求部门签字确认。

订立框架协议或采购合同：框架协议是企业与供应商之间为建立

长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需

要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有

法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作

出了明确规定（企业向供应商支付合同规定的金额、结算方式，供应

商按照约定时间、期限、数