轩恩档案管理软件操作使用说明.ppt

档案管理软件

使用阐明;◆系统登录;单击“教学服务”栏目下的“档案馆”，进入档案馆主页;单击“档案管理系统”，进入系统登录界面;各单位输入对应的顾客名和密码，即可进入系统;登录系统后，由于每个顾客所赋予的权限不一样，看到的档案类别和数据表会有所不一样。

这里以人事处为例。;依次单击“文书档案”和“文书归档库”文献夹左侧的加号，展开后可以看到本单位对应的档案表，单击表名（如人事处），即可进入人事处的档案著录界面。;◆添加文献级档案记录;在编辑框中可以看到，档案门类、全宗号、实体分类号、文献件号、档号、归档单位、归档时间等项均为系统默认，顾客无需改动。系统默认密级为公开、保管期限为长期，顾客可根据文献实际状况进行修改。;盒号：文献所寄存的档案盒编号。;正题名：文献题名。假如文献没有题名，需自拟题名，并用??[]”括起来。;责任者：文献落款的单位或个人（如：人事处）。;文号：假如文献有文号，请填写（如：中矿大[]01号），没有则此项保持为空。;时间：文献的落款日期，由年、月、日构成，用点隔开，年份为四位数字。;页数：本份文献的页数，如“3”，代表此份文献有3页。;附注：对本份文献的备注阐明。;确认信息填写无误后，点击“保留并新增下一条”按钮。;此时系统弹出“添加成功”的对话框，点击“确定”，即可完毕本份文献的著录，并出现下一份文献的著录界面。;此时，“文献件号”和“档号”均自动增1，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文献，只需要修改对应内容即可。;关闭弹出框后，系统以列表形式显示出刚刚著录完毕的档案信息。;◆添加件内文献级档案记录;措施一;点击此处的“新增”按钮，添加件内文献。;在弹出框中可以看到，档案门类、全宗号、实体分类号、档案号、盒号、密级、保管期限、归档单位以及归档时间都与文献级的记录一致，无需改动。;此时系统弹出“添加成功”的对话框，点击“确定”，即可完毕本份文献的著录，并出现下一份文献的著录界面。;此时，“件内文献号”自动增1，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文献，只需??修改对应内容即可。;关闭弹出框后，在页面下方可以看到刚刚著录完毕的件内文献信息。;;假如不清晰该份文献确实切档号，可以用“大写字母-数字”的格式来标识，请将分属不一样文献的件内文献的档号辨别开来。;此时系统弹出“添加成功”的对话框，点击“确定”，即可完毕本份件内文献的著录，并出现下一份件内文献的著录界面。;;关闭弹出框后，在页面下方可以看到刚刚著录完毕的件内文献信息。;;;◆修改记录;措施三：点击需要修改的记录背面的“修改”图标，进入编辑界面进行修改。;;◆插入一条记录;;此时，“文献件号”和“档号”显示为插入点的文献件号和档号，其他著录项目的内容根据插入文献的实际状况录入，完毕后点击“保留”。;此时可以看到，文献插入成功，插入点之后的记录的档号自动往后顺延。;◆删除一条记录;勾选需要删除的记录，点击“移除”图标。然后点击弹出框中的“确定”;此时可以看到，记录被删除，且删除点之后的记录的档号重新排序。;◆给文献添加电子文献全文;1、点击列表下方的“原文”卡片按钮;3、选择需上传的原文后点击“上传”。;上传文献完毕后，可以在记录列表左侧的“状态”栏中看到原文图标，也可以在页面下方“原文”卡片中的“附加文献”中看到上传的文献原文。;假如上传时文献名没有修改，待上传完毕后，可以勾选原文，点击“修更名称”。;◆文献目录打印;点击页面上方的“打印”图标，并在弹出框中点击“打印数据”图标。;在打印模板的下拉框中选择“文书归档文献目录（A4纵向）”模板，并点击“确定打印”;档案目录会以excel表格的形式打开。请单击“打开”。;档案目录在excel表中的格式如图，直接通过excel的打印功能即可完毕目录打印。;您在使用档案管理系统软件的

过程中如有任何疑问，请拨打电话巨老师联络。

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