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合同文件的保管与归档要求

合同编号：__________

合同双方的详细信息：

甲方：（全称）

乙方：（全称）

鉴于甲乙双方就合同文件的保管与归档要求达成一致，为确保合同的履行，维护双方的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，甲乙双方本着平等、自愿、公平、诚信的原则，订立本合同。

第一条合同文件

1.1本合同文件包括：

（1）合同；

（2）合同附件；

（3）双方往来函件；

（4）双方签订的其他补充协议；

（5）合同履行过程中产生的相关文件。

1.2甲方应将本合同文件一式两份交乙方，乙方收到后予以确认。

第二条合同文件的保管

2.1双方应对合同文件的保管给予充分重视，确保合同文件的安全、完整和有效。

2.2甲方应指定专门人员负责合同文件的保管，确保合同文件不被损坏、丢失或泄露。

2.3乙方应指定专门人员负责合同文件的保管，确保合同文件不被损坏、丢失或泄露。

2.4双方应定期对合同文件进行审查，确保合同文件的准确性和完整性。

第三条合同文件的归档

3.1双方应在合同履行过程中，及时将相关文件归档，以便于履行、监督和查询。

3.2甲方应将合同履行过程中产生的文件按照乙方要求进行归档，并保证归档文件的完整、准确和及时。

3.3乙方应将合同履行过程中产生的文件按照甲方要求进行归档，并保证归档文件的完整、准确和及时。

3.4双方应对归档文件的真实性、完整性负责，不得篡改、删除或隐匿归档文件。

3.5双方应按照约定时间向对方提供归档文件的副本，以便于对方履行、监督和查询。

第四条合同文件的查阅和复制

4.1双方有权按照约定时间和方式查阅、复制对方保管的合同文件。

4.2甲方查阅、复制乙方保管的合同文件时，乙方应予以配合，并提供便利。

4.3乙方查阅、复制甲方保管的合同文件时，甲方应予以配合，并提供便利。

4.4双方查阅、复制合同文件时，应遵守相关法律法规，不得泄露合同内容。

第五条保密条款

5.1双方应对合同文件的内容和谈判过程予以保密，未经对方同意，不得向第三方披露。

5.2双方应按照约定时间和方式归还对方提供的合同文件副本。

5.3双方在履行合同过程中知悉的对方商业秘密和机密信息，应予以严格保密。

第六条违约责任

6.1双方违反本合同的规定，导致合同文件保管、归档、查阅、复制等方面出现问题，应承担违约责任。

6.2双方违反保密义务，泄露对方商业秘密和机密信息，应承担违约责任。

6.3双方应按照约定时间和方式履行合同义务，否则应承担相应责任。

第七条争议解决

7.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决。

7.2如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。

第八条其他约定

8.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。

8.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

8.3本合同未尽事宜，双方可签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。

甲方：（全称）

乙方：（全称）

签订日期：____年____月____日

一、附件列表：

1.合同

2.合同附件

3.双方往来函件

4.双方签订的其他补充协议

5.合同履行过程中产生的相关文件

二、违约行为及认定：

1.违反合同文件保管规定，导致合同文件损坏、丢失或泄露。

2.未按约定时间和方式归档合同文件。

3.未按约定时间和方式查阅、复制对方保管的合同文件。

4.泄露合同内容或对方商业秘密和机密信息。

5.未履行合同约定的其他义务。

三、法律名词及解释：

1.合同文件：包括合同、附件、往来函件、补充协议及履行过程中产生的相关文件。

2.保管：指对合同文件的安全、完整和有效进行管理。

3.归档：指将合同履行过程中产生的文件按照约定要求进行分类、整理和保存。

4.查阅：指按照约定时间和方式查看合同文件。

5.复制：指按照约定时间和方式制作合同文件的副本。

6.违约行为：指未履行合同约定的义务或违反合同条款的行为。

四、执行中遇到的问题及解决办法：

1.合同文件保管不善：加强合同文件保管，指定专门人员负责，定期审查归档文件。

2.归档不及时：明确归档责任和时间，建立归档制度，确保归档文件的完整、准确和及时。

3.查阅、复制不便：约定查阅、复制的时间和方式，提供便利条件，确保双方权益。

4.泄露商业秘密：加强保密意识，签订保密协议，对泄露行为进行追责。

5.履行义务不符：严格按照合同条款履行义务，确保合同顺利实施。

五、所有应用场景：

1.各类合同的签订与履行。

2.合同文件的保管与归档。

3.合同文件的查阅与复制。

4.保密义务的履行。

5.违约行为的认定与处理。