公司OA系统管理新规制度.docVIP

公司OA系统管理制度

第一章总则

1.1为加强公司协同办公系统（如下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运营，充分发挥OA系统作用，特制定本办法。

1.2OA系统内容涉及协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、知识管理、个人设立、综合办公、惯用工具等功能，旨在实现公文无纸化传播、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和减少管理成本。

第二章组织管理与职责

2.1公司IT工程师负责OA办公系统管理、规划、实行、培训;其重要职责:

（一）按照有关详细工作流程和制度在系统中进行搭建、测试；

（二）征询各使用部门意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中浮现新状况、新问题；

（三）培训各部门系统使用人员；

(四)负责全公司管理办公自动化系统资源（软、硬件）配备、升级；

(五)负责OA系统安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运营系统进行严格检查；

（六）负责办公终端安全方略管理系统安装；

（七）负责OA系统数据备份，并对系统运营状况进行监控，保证系统安全稳定运营；

（八）做好其她有关工作。

第三章基本管理

3.1为使审批流转真正地落到实处，并能提高员工对“公司信息化“结识，OA审批人必要随时随处、及时地打开OA系统，解决当天文献，如遇出差、事假须通过移动OA功能完毕审批事项。

3.2协同及固定表单工作解决流程所涉人员，在接受到待办事项后，应在2个小时内解决审批事项。凡因非客观因素不能及时审批，应不超过1个工作日；若遇紧急业务，流程发起人可通过短信或电话告知审批人员。

3.3为保证各类电子文献及时收发，公司领导、部门经理、主管原则上应当全天在线，其她人员至少每天登陆四次OA系统（8:00、11:20、13:00、16:20），接受各类文献，解决待办事项。

3.4各部门领导及员工在解决文献填写意见时必要将意见写清晰，交给谁办理，如何办理，此文献是如何贯彻，将贯彻意见一并写上进行归档。

3.5员工身份认证。系统通过顾客名和密码进行身份管理和认证。顾客名是每个员工唯一标记，个人密码是安全保证。顾客应自己定期更换密码，不得泄露给她人，防止她人非法使用。由于密码泄漏导致损失由本人负责。每位OA系统使用人都要纯熟掌握OA系统用法，使用OA系统进行单位内部各项寻常办公。

3.6OA系统使用人员账号密码（口令）必要设8位以上字符（必含字母、数字），并需经常修改。使用人员获得初始密码后应在OA系统个人设立里面，须及时对自己登陆密码进行修改，避免她人使用。

3.7每位OA顾客要保证通过OA系统发布、流转信息和文献内容完整、精确、规范，并对所发布内容和审批内容负责。在OA系统中意见和审批与原书名订立具备同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。

??3.8有重要文献需要领导审批，如果公司领导有事没有使用OA系统，审批发起人可通过即时通发消息或者发送手机短信提示。

??3.9因个人因素未登陆和使用OA系统，不能及时解决有关工作，导致责任由自己负责。

3.10OA系统中各分类公示及新闻均由有权限人员予以发布和更新，详细内容由公司负责人拟定，新闻内容不应涉及有关商业机密；人事公示或寻常行政公示等由行政与人力资源部负责统一发布和管理。

3.11OA系统使用人员应自觉遵守系统运营规章制度，按照工作权限，认真完毕本人在系统中所承担工作任务。

3.12个人信息完善。在OA系统个人设立里面，必要对自己个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事之间联系时查找以便。

3.13OA系统流程模板涵盖范畴内办公流程，涉及有关部门应按照系统模板使用阐明实行网上办公，流程定制发起部门应督促系统模板使用。

第四章工作程序

4.1IT工程师应建立OA办公系统顾客台账，详实记录顾客所属信息，涉及账号信息、权限信息等。

4.2OA账号申请。申请人填写《OA权限申请单》（见附件1），经部门负责人和主管领导、总经理审批后，由OA系统管理员进行操作调节。

4.3OA流程管理。公司各部门需在OA系统中进行电子流程审批，由各申请部门填写《OA权限申请单》，经有关领导签批后，并提供已签发制度、表单及流程图。由IT工程师依照《流程需求文档》在系统中进行搭建、测试。需求部门试用通过后，IT工程师负责发布流程，并在OA门户中发布启用公示。

4.4OA账号信息变更。因公司人事调动，账号信息发生变化时，由行政与人力资源部填写《OA权限申请单》，经部门负责人、总经理审核后。IT工程师收到单据后，进行相应调节。

4.5OA组织管理。因公司组织架构调节，导致OA顾客有关信息发送变化，由行政与人力资源部填写《OA权限申请单》，经部门负责人审核后，上报公司总经理审批，审批后提报IT工程师进行调节。

第五