项目沟通管理的主要内容.doc

项目沟通管理的重要内容

项目沟通管理（projectcommunicationmanagement）涉及为了保证项目信息及时适当的产生(generation)、收集(collection)、传播(dissemination)、保存(storage)和最终配置(ultimatedisposition)所必须的过程。项目沟通管理把成功所必须的因素--人(people)、想法(ideas)和信息(information)之间提供了一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备以项目语言（theprojectlanguage）发送和接受信息并且必须理解他们以个人身份参与的沟通如何影响整个项目。

图10-1描述了以下几个重要过程的纲要：

10．1沟通计划(communicationplanning)--决定项目涉及人(stakeholders)的信息和沟通需求：谁需要什么信息，什么时候需要，如何获得。

10．2信息传播（informationdistribution）--使需要的信息及时发送给项目涉及人。

10．3执行报告(performancereporting)--收集和传播执行信息，涉及状况报告（statusreporting）、进步衡量（progressmeasurement）和预测

10．4行政总结（administrativeclosure）--产生、收集和传播信息以形成一个阶段或项目完毕。

这些过程之间以及与其他领域的过程之间互相作用。假如项目需要，每个流程可以由个人、多人或团队来完毕。在每个项目阶段每个过程至少发生一次。虽然在这里列举的流程是分立的阶段并具有明拟定义的分界面，事实上他们互相交织、互相作用在一起。流程的互相作用在第3章项目管理过程具体地阐述。

沟通的通用管理技术技巧（见2.4.2部分）跟项目沟通管理有关（但并不等同）。沟通是一个更宽广的课题，涉及一些重要的知识体系，它特别合用于项目的唯一知识体系。并不局限合用于项目的重要知识体系。例如：

发送者-接受者模型（sender-receivermodels）--反馈环，沟通阻碍等。

媒体选择(choiceofmedia)--什么时候采用书面沟通和什么时候采用口头沟通。什么时候使用非正式的备忘录和什么时候使用正式的报告。

书写文体（writingstyle）--积极语态和被动语态，句子结构，词汇选择等。

陈述技巧(presentationtechniques)--肢体语言(bodylanguage)，视觉辅助工具的设计（designofvisualads）等。

会议管理技巧(meetingmanagementtechniques)--准备议程表，解决冲突。

10．1沟通计划(communicationplanning)

沟通计划涉及决定项目涉及人的信息和沟通需求：谁需要什么信息；什么时候需要；怎么获得。虽然所有的项目都需要沟通项目信息，但信息需求和传播方式差别很大。确认涉及人的信息需求和决定满足需求的适当方式是项目获得成功的重要因素。

对于大多数项目，沟通计划的大部分工作作为项目前期阶段的一部分来完毕。然而本过程的结果在项目进行中应时常被复查和修订（如有需要）以保证连续的应用性。

沟通计划经常与组织计划（参见9.1）紧密联系在一起，由于项目的组织结构对项目沟通规定有重大影响。

10．1．1沟通计划输入（inputstocommunicationplanning）

1.沟通规定。沟通规定是项目涉及人信息需求（informationrequirements）的总和。需求结合信息类型和格式定义。信息的类型和格式在信息的数值分析中必须的。项目资源只有通过信息个沟通才干获得扩展，信息使项目成功，缺少沟通会导致失败。项目的资源应当花费并且仅能花费在沟通信息上。决定项目沟通通常所需要信息有：

项目组织和项目涉及人责任关系；

涉及项目的纪律，行政部门、专业；

项目所需人员的推算以及应分派的位置；

外部信息需求（例如，同媒体的沟通）。

2.沟通技巧。在项目的基本单位之间来回传递信息，所能使用的技术和方法也许差异很大：从简短的谈话到长期的会议；从简朴的书面文献到即时查询的在线的进度表和数据库。也许影响项目沟通的技术因素有：

信息需求的即时性--项目的成功是取决于即时告知频繁更新的信息，还是通过定期发行的报告已足够？

技术的有效性（theavailabilityoftechnology）--已到位的系统运营良好吗？还是系统要作一些变动?

预期的项目人员配置--计划中的沟通系统是否同项目参与方的经验和知识相兼容？还是需要