行政前台工作作业流程图.docVIP

行政前台工作流程

（一）环境卫生保持和检查

工作流程：

1、每天早上9：00、中午14：00和下午17：25检查公司所有办公场合（涉及各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）卫生和办公家具摆放状况，及时收纳整顿，保持各桌椅整洁，桌面、地面清洁无杂物；

2、保持办公区空气清新，定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂；

3、及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品，填写《消耗品领用登记》，保障公司后勤配备；

4、每天早上9：10整顿当天报纸归纳至董事长室报夹，将更换下来报刊统一放置，每两个月以废品解决，所得费用交由行政主管记入《备用金流水帐簿》中上缴财务。

注意事项：1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整洁；

2、及时补给卫生用纸等后勤配备；

3、报刊整顿整洁有序，废旧报刊解决及时。

有关记录：《消耗品领用登记》——行政主管

《备用金流水帐簿》——行政主管

管理办法：若未及时发现并解决以上流程中各项工作，罚款30—50元；

（二）接待——客户来访

工作流程：

1、客户进门起身迎接并询问来访事由；

2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导各种联系方式随意告诉素不相识人，若有事宜，尽量选用转告方式；

3、如有必要，安排来访者前去会客室稍坐半晌；

4、准备招待茶水饮料；

5、告知有关工作人员有人来访；

6、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别；

7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整顿桌椅、保持会客室整洁；

8、若来访者要找人不在，记录下来访者联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时告知有关人员做回答；若来访者表达下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；

9、及时转告有关工作人员来访者联系方式以及事由，并保证工作人员及时回答；

10、及时将用完《客户来访登记薄》交由行政主管归档。

注意事项：1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整顿睬客室；

2、《客户来访登记薄》详细记录；并及时将使用完记录交由行政主管归档；

3、及时告知有关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以保证及时回答；

4、不得随意把公司领导及其她工作人员联系方式告诉第三人。

有关记录：《客户来访登记薄》——前台

管理办法：未按照以上流程完毕任一项接待工作，有关岗位负责人将受到10—30元罚款。

（三）电话接听和记录

工作流程：1、电话响铃两声后，及时接听，注意礼貌用语；

2、电话铃响超过3声，接听电话应当致歉；

3、接听电话时应控制音量，不应影响其她人正常工作；

4、对方所要找人不在时，应询问对方与否但愿留言或留下回电号码，切忌及时挂断电话；

5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽量等对方挂断后再放下听筒；

6、没有接听到电话应依照来电显示及时回拨，一方面致歉，再询问刚才来电目。

7、将需要转达内容及时记录在《电话记录》上；

8、记录后5分钟内及时告知被传达人,告知传达程序见口头告知流程,并确认对方接受信息对的无误。

9、及时将用完《来电登记表》交由行政主管归档。

注意事项：1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；

2、理解清晰来电人基本信息以及意图，及时在《来电登记表》上记录来电时间、内容、信息接受人等，需要转接及时将电话转给有关工作人员；

3、如遇信息接受人不在，应采用告知方式及时转达信息，（告知办法详见“告知流程”）；

有关记录：《来电登记表》——前台

管理办法：1、来电接听不积极、不及时，接听电话用语粗鲁，罚款10—30元；

2、未及时和详细记录来电信息，忘掉转达、转达不及时或传达信息错误，罚款50—100元；

3、《来电登记表》不及时交行政主管归档，罚款30—50元。

（四）寻常打印、复印以及有关设备使用管理

工作流程：1、每天早上上班时间准时启动并且检查打印机、复印机，并及时补充所需纸张；

2、负责公司寻常打印、复印。打印、复印重要文献、图纸或需要发出文献、图纸使用白纸；公司内部使用或不重要文稿图纸使用再生纸；

3、打印机、复印机或其他设备浮现故障时，及时填写《设备报修单》并联系办公设施维护人员进行检查维修；（详见“固定资产报修与报废流程”）；

4、及时将用完《设备报修单》交由行政主管归档。

注意事项：1、纯熟操作打印、复印机，并及时补充用纸；

2、完毕公司寻常打印、复印工作，做到节约资源；

3、打印、复印机等设备浮现问题不得擅自解决，应及时报修，并联系有关专业人员进行维修；

4、不得擅自打印、复印与工作无关文献、图纸，特殊状况下应申报行政主管批准付费再使用；

5、节约资源，爱护纸张；

6、及时将用完有关登记表交由行政主管归档。

有关记录：《设备报修单》——前台

管理办法：1、未准时完毕公司寻常打印、复印工作，挥霍纸张，罚款3