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建设工程档案管理办法

建设工程文件档案管理办法旨在规范建设工程文件档案的

收集、编制、归档和利用，以保障生产经营活动的基础设施。

没有建立有效的文件档案管理系统可能会导致工程的审核审批

手续不明确，从而影响工作效率。同时，建筑工程的档案收集

管理不当可能会造成基础设施的资料信息缺失，对基础设施的

维修维护带来困难。

本制度所指的建设工程文件档案包括建设工程过程中所形

成的具有保存价值的以文字、图纸、图表、声像等为载体的文

件材料，能真实、完整地反映建设工程全过程的技术、经济、

管理等方面的工作和建设工程的实际状况。该制度适用于XX

下属所有业务板块的新建、改建或扩建工程项目。

档案管理机构及职责方面，建设工程项目组为该项目工程

文件整理归档的直接责任单位，项目组组长是第一责任人。建

设工程档案管理的主要职责包括落实建设工程文件整理归档的

部门和人员的职责，与勘察、设计、监理、施工、器材供应等

单位签订协议、合同时，应对提供相应工程文件的套（份）数

量、质量要求、提供时间等提出明确的整理归档要求和违约责

任。此外，还负责收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形

成的工程文件，并进行组卷和归档。在组织工程竣工验收前，

应先对工程文件档案进行预验收，合格后再申请工程竣工验收。

工程竣工验收合格三个月内完成归档和移交工作。

各建设项目的建设工程文件档案，由项目组及时报送各运

营中心办公室存档、验收，并依据《股份公司关于在建工程的

考核办法》进行考核。各建设单位项目组应落实相关部门和人

员履行档案管理职责，对本级档案归档负责。综合管理部门应

对工程文件的整理归档工作进行服务、监督和检查，对检查的

结果提出改进的意见，并进行奖励和处罚，同时对本级档案归

档负责。投资发展部对该项工作进行服务、督导、检查。

工程文件是建设工程中非常重要的一部分，按照建设程序

可以分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、

竣工验收文件等五个阶段进行编制和组卷。为了能够真实完整

地反应工程的实际状况，根据建设工程的投资规模大小和复杂

程度，需要按照国家规范GB/T-2001的归档目录进行调整。

工程准备阶段工程文件包括立项、审批、征地、勘察、设

计、招投标的文件。归档文件中主要有项目建议书及批复、可

行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复、安全性预评

价及批复、技术方案设计及批复、用地申请和批复、厂址场地

地形图、国有土地使用许可证、工程地质水文勘察报告、全部

各专业施工设计图及政府相关部门审查意见、建设规划许可证、

建设工程施工许可证、各类商务合同及技术协议、各级上级主

管部门和政府职能部门相关的文件和施工前期行政、技术准备

的各类报表等资料。

监理阶段归档的文件、施工阶段归档文件需要按当地建设

主管政府部门的要求和国家标准GB/T-2001的规定来确定。

基础工程、主体结构工程、涉及重要结构安全和工艺设备重要

安装部位的隐蔽工程，在隐蔽前要拍照归档，拍照前在现场要

标识所属部位，归档时附照片说明。主要建材、器材、钢材、

各种标准及非标准设备的质量合格证明、复检证明、施工过程

中的试验、测试合格证明、完工检查和试车合格证明、发生重

大事故的报告和处理结果等也需要归档。

竣工图阶段归档文件主要有总平面布置图、竖向布置图、

给排水、热能动力、电力、通讯、工艺管路等管网综合图、各

单位工程、各专业竣工图等。竣工验收阶段工程文件主要有工

程竣工总结、工程验收报告、工程质量保修书、工程预、决算

文件、集团监察审计部工程审计结论报告等。财务文件包括交

付使用财产总表和财产明细表，设备固定资产台帐明细表。建

设工程中重要的具有可追溯保存价值的照片、录像等影像资料

也需要归档。文字、图样文件的电子版也要整理归档。

现场监理负责对工程档案的收集、归纳、整理和组卷是档

案管理的主要执行者。工程文件的申报表格必须采用投资发展

部提供的文件标准格式编写，具体格式参照考核表的标准表格。

工程文件的分类原则包括符合国家档案管理现行规范、力求简

洁清晰，分级体系不宜过多，查找路径尽可能少，易于各专业

工程师理解和查找。

成套图纸或印刷成册的文件自成一卷，无需重新编写页码、

卷内目录和备考表。对于散页文件，应采用三孔左侧线绳装订

法进行装订。如果成套图纸或文件已经装订，则无需再次装订。

工程文件的编码由投资发展部制定。每套竣工档案都应编

制索引目录卷，其中零卷为